Biuro rachunkowe czy księgowość na własną rękę - co wybrać? (wiadomo, że biuro) :D

Każda działalność gospodarcza wymaga prowadzenia księgowości – pełnej w przypadku dużych firm, uproszczonej (KPR) dla mniejszych przedsiębiorstw i JDG. W przypadku księgowości pełnej trzeba zdecydować się na jedną z opcji: stworzenie odpowiedniego stanowiska lub działu w firmie albo też nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym. Małe firmy i JDG mają jeszcze jedną opcję: samodzielne prowadzenie księgowości przez przedsiębiorcę. Na pierwszy rzut oka takie rozwiązanie wydaje się bardzo rozsądne: oszczędzamy pieniądze i nie powierzamy nikomu poufnych dokumentów. Jak to wygląda w praktyce – czy księgowość na własną rękę faktycznie opłaca się bardziej, czy też może lepiej powierzyć ją fachowcom z biura rachunkowego? 

Księgowość na własną rękę – czy jest darmowa?

Głównym argumentem przemawiającym za samodzielnym prowadzeniem księgowości w firmie, jest oszczędność. Biuro rachunkowe pobiera oczywiście opłatę, podczas gdy księgowanie na własną rękę jest (przynajmniej teoretycznie) darmowe. A jak wygląda rzeczywistość?

Zwłaszcza osobom nie mającym kierunkowego wykształcenia, prowadzenie księgowości może zajmować bardzo dużo czasu. Konieczność rozwiązania wątpliwości formalnych, konsultacje z ZUS czy US, sprawdzanie w Internecie zasadności zakupów na fakturę – wszystko to trwa wiele godzin. A czas ten można by przecież poświęcić na prowadzenie działalności, przynoszące o wiele lepszy wynik finansowy. Zamiast dokonywać pozornych oszczędności, warto zatem sprawdzić oferty - biuro rachunkowe A-Z z Wrocławia oferuje prowadzenie księgowości dla JDG już od 250 zł netto miesięcznie.

Profesjonalizm i znajomość przepisów – główne zalety biura rachunkowego

Chociaż księgowość dla małych firm czy JDG, korzystających z KPR, jest z zasady uproszczona, to jednak nadal wymaga ona specjalistycznej wiedzy, jak i pewnego reżimu. Obliczanie podatków czy składek ZUS musi odbywać się systematycznie i skrupulatnie, podobnie jak prowadzenie ewidencji faktur wystawionych i kosztowych.

Leasing, pożyczka, dofinansowanie czy choćby zatrudnianie pracowników, wprowadzają dalsze komplikacje. Pracownicy biura rachunkowego, posiadający zarówno gruntowne wykształcenie, jak i wieloletnie doświadczenie, radzą sobie z tymi zagadnieniami bez problemu, podczas gdy dla przedsiębiorców specjalizujących się w innych dziedzinach, są to często zagadnienia bardzo trudne – łatwo o pomyłkę, a ta może skończyć się koniecznością zapłaty kary.

Choroba, wypadek, zdarzenie losowe – kto zadba o twoją firmę?

Największym chyba ryzykiem związanym z samodzielnym prowadzeniem księgowości w firmie, są wypadki losowe. Nikt nie planuje poważnej choroby, klęski żywiołowej czy sytuacji rodzinnej – a te przecież czasami się zdarzają. Tymczasem instytucje są bezduszne – terminowość jest wymagana niezależnie od stanu zdrowia czy sytuacji osobistej przedsiębiorcy.

Najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. Nawet w sytuacji kryzysowej, będzie ono kontynuowało swoją pracę, umożliwiając właścicielowi firmy dojście do siebie, a w najgorszym wypadku – zakończenie działalności zgodnie z prawem.

Informacje poufne – czy powierzenie ich firmie zewnętrznej jest bezpieczne?

Część przedsiębiorców obawia się o bezpieczeństwo poufnych danych firmowych, przekazywanych biuru rachunkowemu. Najczęściej – niesłusznie. W umowie z biurem rachunkowym znajduje się zapis o zachowaniu tajemnicy (tzw. NDA – umowa o poufności), jak również szczegółowe wyjaśnienie kwestii RODO.

Tym niemniej, zawsze przed wyborem biura rachunkowego, warto poznać opinie o nim i zdecydować się na firmę cieszącą się wysokimi ocenami i zaufaniem dotychczasowych klientów.

Podsumowanie: co wybrać – biuro czy samodzielne prowadzenie ksiąg?

Zasadniczo księgowość na własną rękę, choć jak najbardziej dozwolona prawnie, jest polecana wyłącznie tym osobom, które same posiadają odpowiednie wykształcenie, wiedzę i doświadczenie. Z uwagi na zmieniające się często przepisy, niezbędne jest stałe odświeżanie wiedzy i znajomość aktualnego stanu prawnego.

Jeśli więc przedsiębiorca sam nie jest księgowym, ekonomistą czy analitykiem, lepiej aby nie przeceniał swoich możliwości i prowadzenie księgowości zlecił biuru rachunkowemu, które naprawdę zna się na swojej pracy.

Przedsiębiorcy powinni szczególnie wnikliwie rozważyć wszystkie opcje, gdy mają co podjęcia decyzję mogącą zaważyć na losach firmy – a taką niewątpliwie jest wybranie formy prowadzenia księgowości. Pozorna oszczędność może w tym przypadku skończyć się niedotrzymaniem terminów, nieprawidłowym wyliczeniem składki czy nieodpowiednim przygotowaniem się do kontroli. Zamiast ryzykować, lepiej wybrać najlepsze w okolicy biuro rachunkowe.