Konferencja biznesowa to znakomity sposób na zaprezentowanie swojej marki zaproszonym gościom, którzy mogą mieć wpływ na rozwój firmy. Najczęściej są to bowiem ważni kontrahenci, przedstawiciele branży czy po prostu potencjalni klienci. Dlatego prawidłowa organizacja konferencji jest wręcz kluczowa. O czym koniecznie trzeba pamiętać? Oto 6 najważniejszych zasad.
- Sporządzenie listy gości – trzeba od tego zacząć, aby móc później oszacować koszty organizacji konferencji. Jeśli budżet jest bardzo ograniczony, lepiej zaprosić mniej osób, ale zadbać, by niczego im nie zabrakło. Następnie trzeba przygotować zaproszenia (imienne) i wysłać je z prośbą o potwierdzenie udziału do konkretnego dnia. Jeśli potwierdzenie nie nadejdzie, warto zadzwonić do zaproszonej osoby i podpytać, czy jednak nie zechciałaby wziąć udziału w wydarzeniu.
- Wybór sali – konferencja powinna zostać zorganizowana w takim miejscu, aby udział w niej nie był zbyt kłopotliwy dla uczestników. Dlatego lepiej zrezygnować z sesji wyjazdowych i postawić na salę znajdującą się w miejscu działalności firmy. Na tym etapie trzeba wynegocjować warunki i zapewnić sobie usługi podwykonawców: firmy cateringowej, nagłośnieniowej, agencji hostess itd.
- Agenda – jest to szczegółowy plan konferencji. Warto wcześniej przedstawić uczestnikom najważniejsze punkty programu, aby zachęcić ich do udziału. W agendzie należy uwzględnić wszystkie szczegóły, czyli rozpisać wydarzenie co do minuty. Oczywiście mogą zdarzyć się przesunięcia, ale ważne, by mieć konkretny plan. Na tym etapie ustalamy listę prelegentów, wybieramy aktywności czysto rozrywkowe i ustalamy panele dyskusyjne.
- Kosztorys i umowy – należy drobiazgowo zadbać o to, by budżet wydarzenia nie wymknął się spod kontroli, o co naprawdę nietrudno. Podpisując umowy z podwykonawcami trzeba zwracać uwagę na każdy szczegół. Wszystko po to, by konferencja nie okazała się wydarzeniem, którego koszt będzie niewspółmierny do osiągniętych korzyści wizerunkowych.
- Obecność pracowników – konferencję należy zorganizować w takim terminie, aby każdy kluczowy pracownik firmy mógł wziąć w niej udział. W końcu chodzi o prezentowanie możliwości przedsiębiorstwa, a nikt nie zrobi tego lepiej niż osoba odpowiedzialna za konkretny dział. Oczywiście „wodzirejem” musi być właściciel/prezes, który wita gości na scenie i każdego z osobna.
- Zdobycie informacji zwrotnej – jest bardzo ważne, ponieważ pozwala wstępnie określić sukces wydarzenia. Jest kilka sposobów na zdobycie takiej informacji. Można np. rozdać gościom ankiety i poprosić o ocenę jakości konferencji. Można także pozwolić sobie na telefon 1-2 tygodnie po wydarzeniu. Aby wzmocnić pozytywny odbiór konferencji należy zadbać o to, by uczestnicy nie wyszli z niej z pustymi rękami. Niezbędne są więc firmowe gadżety.
Dobrze zorganizowana konferencja biznesowa przyniesie firmie duże korzyści wizerunkowe. Jej przygotowanie i poprowadzenie jest jednak sporym wyzwaniem i wymaga poświęcenia mnóstwa czasu. Dlatego z reguły najlepiej jest powierzyć to zadanie specjalistom od organizacji eventów.
