Stopniowa digitalizacja procesów w firmie – zainwestuj w system Jira

1.     Co to jest digitalizacja?

Digitalizacja umożliwia wdrożenie nowoczesnych technologii w biznesie, wpływając jednocześnie nie tylko na oszczędność czasu pracowników, ale też pieniędzy firmy. I chociaż nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, to digitalizacja daje ogromną przewagę nad konkurencją. Najprościej mówiąc, digitalizacja polega na przekształcaniu informacji analogowych na postać cyfrową przy pomocy odpowiednich urządzeń elektronicznych takich jak na przykład skaner. Dzięki takiej implementacji dane można przetwarzać, przechowywać, czy przesyłać za pomocą sprzętu lub sieci. Proces digitalizacji to nie tylko wyeliminowanie papierów w firmie, to również szereg korzyści takich jak:

• zmiana stylu i sposobu pracy
• większy i lepszy dostęp do informacji
• możliwość pracy zdalnej
• łatwiejsze wprowadzanie istotnych zmian do dokumentów
• łatwiejsze księgowanie
• większa kontrola nad danymi
• łatwiejsze i szybsze udostępnianie dokumentów osobom spoza firmy
• tworzenie nowych miejsc pracy
• większe bezpieczeństwo dokumentów
• łatwiejsze przechowywanie danych zbieranych przez wiele lat
• skrócenie czasu tworzenia oraz przesyłania danych.

2.     Jak dobrze przeprowadzić digitalizację

Sam proces digitalizacji nie jest skomplikowany i zapewne niejednej osobie wydaje się, że samodzielne przeprowadzenie tych zmian jest tanie, a wręcz nie obciąża ono budżetu firmy. Nie jest to jednak prawdą, ponieważ mało kto bierze tutaj pod uwagę takie koszty jak:

• zakup, eksploatacja oraz konserwacja urządzenia skanującego
• zakup oprogramowania OCR
• odpowiednie przeszkolenie pracowników
• oddelegowanie pracownika do działań związanych z digitalizacją
• znalezienie zastępstwa dla osoby oddelegowanej do procesu digitalizacji
• dodatkowe wynagrodzenie dla pracowników, zarówno tego, który przeprowadza proces digitalizacji, jak i tego, który w tym czasie pełni jego podstawowe obowiązki.

Po przeanalizowaniu plusów i minusów samodzielnej digitalizacji zdecydowana większość osób słusznie zauważy, że lepszym rozwiązaniem jest zaufanie, oraz zatrudnienie do tego zadania specjalistycznej firmy. Niesie to za sobą wymierne korzyści takie jak:

• określony budżet firma wykonująca digitalizację dokładnie określi koszt tych działań, dzięki czemu faktura nie będzie dla nas zaskoczeniem
• czas - firma wykonująca zadanie dokładnie określa czas potrzebny na przeprowadzenie całego procesu
• gwarancję jakości elektronicznych dokumentów
• możliwość wyboru konkretnych parametrów dokumentów elektronicznych, takich jak chociażby: format plików, ich rozdzielczość, czy mają one być oczyszczane z szumów itp.
• indeksację dokumentów - która polega na automatycznym bądź ręcznym wprowadzaniu parametrów, dzięki którym przeszukiwanie archiwum będzie proste i efektywne
• gwarancję bezpieczeństwa - jest to niezwykle ważne zwłaszcza podczas digitalizacji dokumentów, które zawierają poufne dane, gwarancja ta dotyczy to zarówno wersji papierowych, jak i elektronicznych.

3.     Jira - idealne narzędzie do digitalizacji

Zamienienie dokumentów tradycyjnych na ich wersję cyfrową, jest ogromnym progresem dla każdej firmy, który otwiera drzwi do kolejnych ułatwień. Doskonałym programem, który nie tylko ułatwia pracę na dokumentach, ale też pomaga je łatwo organizować jest Jira. Jest to system obsługujący bardzo dużą ilość procesów biznesowych, które można wdrażać stopniowo, wraz z zapotrzebowaniem firmy, lub w zależności od posiadanego budżetu. Dodatkowo Jira jest systemem wielozadaniowym, więc bez trudu można go rozbudowywać, wprowadzając na przykład w jednym roku standardowe działania na ticketach, w kolejnym proste prowadzenie projektów, a w jeszcze następnym wdrożyć system odpowiedzialny za zarządzanie urlopami, czy delegacjami. Tak naprawdę każdy proces w firmie opiera się na dokumentacji, niezależnie od tego, czy jest to dział HR, planowania, produkcji, czy obsługi klienta. Jira to rodzina trzech głównych systemów, z których każdy z nich ma wbudowane szablony o różnych zastosowaniach, które dają możliwość nie tylko łatwej integracji, ale też znacząco usprawniają współpracę. Są to:

• Jira Software - jest to idealne narzędzie pozwalające zespołom programistów na śledzenie każdego etapu procesu związanego z tworzeniem produktu i to wszystko w wygodnej elektronicznej formie. To dzięki Jira Software zespoły mogą:
  • ○ planować - a dokładniej tworzyć historię nie tylko zgłoszeń, ale też użytkowników, dzięki czemu łatwiej jest zarządzać przydzielaniem zadań w zespole;
  • ○ śledzić - dzięki pełnej kontroli dotyczącej zarówno pracy zespołu, jak i zgłoszeń można w łatwy sposób ustawiać priorytety zadań, lub omawiać pracę każdego członka zespołu;
  • ○ wydawać - taka elektroniczna organizacja całej dokumentacji, która bazuje na aktualnych danych pozwala na dostarczanie produktów najwyższej jakości;
  • ○ raportować - już nie trzeba drukować długich raportów, teraz można je udostępniać w formie atrakcyjnych wizualizacji w czasie rzeczywistym;
• Jira Service Desk - ułatwia zespołowi serwisantów przyjmowanie zgłoszeń i szybkie rozwiązywanie problemów poprzez m.in. znalezienie w krótkim czasie niezbędnych informacji, możliwość przypisania zadania do odpowiedniej osoby w zespole, śledzenie czasu potrzebnego na rozwiązanie problemu czy bazę wiedzy dostępną dla klientów, w której sami znajdą odpowiedzi na swoje pytania. Dzięki cyfrowej dokumentacji Jira Service Desk w znaczącym stopniu optymalizuje pracę, umożliwia ona ponadto:
  • ○ tworzenie procesów - które są dostosowane nie tylko do specyfiki branży, ale też stylu pracy zespołów. Dzięki takiemu rozwiązaniu można idealnie dostosować świadczone usługi do konkretnych potrzeb każdej firmy;
  • ○ szybkie rozwiązywanie problemów - Jira Service Desk umożliwia integrację zespołów, które tworzą oprogramowanie z zespołami zajmującymi się operacjami, oraz wsparciem, dzięki jednej, wspólnej platformie. Takie rozwiązanie zmniejsza czas potrzebny na obsługę klienta, zarządzania zmianami, czy wdrażania nowych wersji systemów;
• Jira Core - umożliwia zarządzanie projektami oraz zadaniami ułatwiając organizację pracy dla całego zespołu Dzięki Jira Core można:
  • ○ zarządzać projektami - odpowiednie procedury przepływu pracy odpowiednio definiują procesy, dzięki czemu zespoły mogą na bieżąco śledzić zadania. Wdrożenie chmury umożliwia wizualizację przepływów pracy oraz posegregowanie ich na różne grupy na przykład: do zrobienia, lub zrobione;
  • ○ monitorować szczegóły - to dzięki Jira Core zarządzanie zadaniami jest jeszcze łatwiejsze, można bowiem korzystać z takich danych jak stany, komentarze, czy załączniki, które są dostępne w jednym, wygodnym miejscu. To tutaj każdy członek zespołu może uzyskać szczegółowe informacje dotyczące projektu, bez konieczności proszenia o dodatkową informację, wysyłania e-mail, czy też organizowania dodatkowego spotkania;
  • ○ mierzyć wydajność - Jira Core, to też doskonałe miejsce do monitorowania projektów - ich stan, stopień realizacji, kto jest odpowiedzialny za dane działanie - to wszystko można sprawdzić w łatwy i prosty sposób.

Dowiedz się więcej: https://ttpsc.com/pl/atlassian/jira/

 Jira jest idealnym programem do prowadzenia szeroko pojętej cyfrowej dokumentacji, oraz zarządzania projektami, niezależnie od branży czy specyfiki firmy. Dzięki innowacyjnemu podejściu oraz integracji szerokiej gamy funkcji jest ona narzędziem idealnym, które pozwala na swobodny przepływ informacji, czy dokumentów, wygodną komunikację, łatwe importowanie danych na przykład do programów zewnętrznych. Przy pomocy systemu Jira można wprowadzić w XXI wiek takie działania jak przesyłanie oraz ewidencjonowanie:

• wniosków urlopowych, czy rodzicielskich
• dokumentów finansowych
• upoważnień
• faktur VAT
• umów
• kwestionariuszy osobowych
• dokumentacji projektowej.

Sprawdź: https://ttpsc.com/pl/atlassian/oferta/gotowe-rozwiazania/