W małej firmie najdroższe błędy rzadko wyglądają jak wielkie oszustwo z filmu. Częściej wyglądają jak zwykły pośpiech: „to tylko jedna faktura”, „w sumie wygląda ok”, „przecież dzwonili”, „podali NIP, wszystko się zgadza”. A potem zaczyna się klasyk: brak płatności, brak kontaktu, „proszę wysłać jeszcze raz”, nieskończone wymówki, a czasem cisza totalna. I nagle okazuje się, że pierwsza faktura wcale nie była „tylko fakturą”. Była testem, czy masz u siebie podstawową barierę ochronną.
Ta bariera nie musi być skomplikowana. Nie chodzi o paranoję ani o przeglądanie Internetu do trzeciej w nocy. Chodzi o jeden prosty rytuał, który powtarzasz zawsze – niezależnie od tego, czy klient jest sympatyczny, czy ma piękną stronę, czy „ktoś go polecił”. W świecie, w którym łatwo podszyć się pod firmę, a jeszcze łatwiej zrobić z ciebie darmowego podwykonawcę, standard „10 minut bezpieczeństwa” bywa różnicą między spokojem a kilkutygodniową walką o pieniądze.
Duże organizacje mają procedury, działy prawne, księgowość, compliance. Mikrofirmy mają… człowieka. Tego samego człowieka, który sprzedaje, realizuje, wystawia faktury, odbiera telefony i gasi pożary. Czyli mają najsłabsze ogniwo świata biznesu: przeciążenie. A przeciążenie ma jedną fatalną cechę – podsuwa skróty. Gdy jesteś zmęczony, wybierasz to, co szybkie. A szybkie w biznesie często znaczy: ryzykowne.
„10 minut bezpieczeństwa” jest jak szczepionka przeciw temu skrótowi. To mały koszt na wejściu, który oszczędza duże koszty później: czas, nerwy, zaległe podatki, nieściągalne należności, a czasem także reputację.
Najważniejsze: nie mieszaj tego z emocjami. Nie zaczynasz od „czy mam dobre przeczucie”. Zaczynasz od danych i rejestrów. To, że ktoś brzmi profesjonalnie, niczego nie dowodzi. Dane – owszem.
Poniżej masz prostą kolejność działań. Nie musisz robić wszystkiego zawsze. Ale jeśli to jest pierwsza współpraca, większa kwota, zaliczka, zlecenie „na szybko” albo cokolwiek wydaje się choć odrobinę niejasne – zrób pełny komplet.
W Polsce najczęściej spotkasz dwie sytuacje: kontrahent działa jako jednoosobowa działalność gospodarcza albo jako spółka (np. sp. z o.o.). Pierwszą weryfikujesz w CEIDG, drugą w KRS (Portal Rejestrów Sądowych).
Co sprawdzasz?
Jeśli to spółka: zwróć uwagę, czy osoba, z którą rozmawiasz, ma jakiekolwiek formalne umocowanie (zarząd, pełnomocnictwo). „Jestem dyrektorem” w mailu nie jest dokumentem. Dla małej firmy to szczególnie ważne, bo można podpisać umowę z kimś, kto nie ma prawa niczego zamówić, a potem usłyszeć: „to nie było zlecenie spółki”.
To jest jeden z najpraktyczniejszych elementów weryfikacji, bo łączy podatki z realnym ryzykiem płatności. Wykaz podatników VAT (tzw. biała lista) pozwala sprawdzić status VAT oraz – co często kluczowe – rachunki zgłoszone do urzędu. Jeśli ktoś prosi o przelew na konto, którego nie ma w wykazie (a powinno być), to przestaje być „drobnostką”, a staje się sygnałem ostrzegawczym.
W praktyce weryfikujesz dwa rzeczy:
Nie chodzi o to, żeby robić z tego religię. Chodzi o to, żeby nie wpaść w klasyczny scenariusz: „podajemy inne konto, bo księgowa jest na urlopie” albo „to konto spółki-córki, proszę zapłacić tutaj”. W małej firmie jedna taka pomyłka potrafi zjeść zysk z kilku tygodni.
Jeśli sprzedajesz lub kupujesz usługę/towar w modelu unijnym, weryfikacja numeru VAT UE przez VIES może mieć znaczenie porządkowe i podatkowe. Nawet jeśli nie wchodzisz w księgową głębię, warto mieć prostą zasadę: jeśli transakcja opiera się o status VAT UE, sprawdzasz VAT w VIES i robisz zrzut/druk potwierdzenia do dokumentów (na wypadek pytań po czasie).
To jest szczególnie istotne, gdy ktoś próbuje „przyspieszać temat” i naciska, żeby wystawić dokument od razu, bez weryfikacji. Pośpiech jest częstym składnikiem oszustw, bo pośpiech wyłącza kontrolę.
Najwięcej strat rodzi się wtedy, gdy wszystko odbywa się „na miękko”: trochę w telefonie, trochę na komunikatorze, trochę w mailu, bez konkretów. Weryfikacja kontrahenta to nie tylko rejestry. To także higiena komunikacji. Jeśli ktoś chce zamawiać usługę, ale nie chce zostawić śladu w mailu, jeśli unika podpisu pod ustaleniami, jeśli zmienia ustalenia „w locie” – to nie jest styl, który sprzyja bezpieczeństwu.
Nie musisz robić z tego wojny. Wystarczy konsekwentna zasada: kluczowe ustalenia muszą być w formie, do której można wrócić. Najprościej: mail z podsumowaniem. W tym mailu powinny się znaleźć: zakres, termin, cena, sposób rozliczenia, dane firmy, osoba kontaktowa, forma akceptacji (choćby „potwierdzam” w odpowiedzi). To jest mały ruch, który często filtruje problematyczne współprace, bo osoby „krętne” nie lubią klarowności.
Nie każdy czerwony sygnał oznacza oszustwo. Ale każdy czerwony sygnał oznacza, że warto przełączyć się z trybu „lecimy” na tryb „sprawdzam”. W mikrofirmie to jest zdrowy odruch.
Gdy widzisz dwa–trzy takie elementy naraz, masz prawo (i obowiązek wobec siebie) zrobić krok w tył. To nie jest nieufność. To jest standard pracy w świecie, gdzie zaufanie bez weryfikacji kosztuje.
Wiele osób uważa, że umowa to przesada, bo „to tylko 500 zł” albo „to tylko pierwszy etap”. Problem w tym, że konflikty i nadużycia często zaczynają się właśnie od „pierwszego etapu”. Dlatego warto mieć prosty szablon: warunki współpracy, które da się wkleić do maila. Bez prawniczego bełkotu. Jednoznacznie: co robisz, kiedy, za ile, na jakich zasadach płatności, co jest odbiorem, co jest poprawką, co jest dodatkowo płatne, w jakim terminie płatność.
W mikrofirmie największą ochroną nie jest „gruba umowa”, tylko jasność. Jasność obniża pole do interpretacji, a interpretacje są paliwem sporów. Jeśli klient jest uczciwy, doceni klarowność. Jeśli klient jest problemowy, klarowność go zirytuje. W obu przypadkach wygrywasz: albo masz dobrą współpracę, albo szybciej wiesz, że nie warto.
Bo checklisty ludzie lubią ignorować, a rytuały ludzie lubią powtarzać. Rytuał jest prosty, przewidywalny i nie wymaga za każdym razem decyzji „czy mi się chce”. To jest sedno: robisz to zawsze, bo to jest twoje. Tak jak myjesz ręce przed gotowaniem. Nie dlatego, że dzisiaj masz szczególne przeczucie, tylko dlatego, że tak działa higiena.
„10 minut bezpieczeństwa” nie zlikwiduje całego ryzyka. Ale odsieje sporo przypadków, w których straciłbyś pieniądze tylko dlatego, że ktoś trafił na twój gorszy dzień. A z punktu widzenia małej firmy to jest ogromna różnica: mniej gaszenia pożarów, więcej pracy, która naprawdę buduje stabilność.
Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl, CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.
Źródła
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
