W małej firmie każdy mail i każde 15 minut na telefonie mają wagę złota. Dlatego zamiast prowadzić rozproszoną korespondencję, warto na starcie każdej współpracy przygotować jeden, prosty dokument uzgodnień — brief startowy. Nie jest to formalna umowa ani skomplikowana specyfikacja. To dwie, trzy strony konkretu, które porządkują oczekiwania i zamykają najczęstsze „a miało być inaczej”. Dobrze napisany brief potrafi obniżyć liczbę wiadomości i poprawek, przyspieszyć akceptacje oraz wyznaczyć jasne ramy kosztu i terminu.
„Pranie” kończy się zwykle wieloma iteracjami bez punktu odniesienia. Brief daje wspólną mapę: co robimy, w jakim zakresie, w jakiej kolejności i dlaczego właśnie tak. Dzięki temu każda decyzja ma kontekst, a każda zmiana ma cenę i wpływ na termin. W małym biznesie, gdzie właściciel bywa jednocześnie handlowcem, wykonawcą i księgowym, taka mapa to różnica między projektem, który płynie, a projektem, który ciągnie się tygodniami.
Najlepsza forma to tekst pisany pełnymi zdaniami, bez żargonu i bez przeładowania punktami. Pomyśl o nim jak o instrukcji dla przyszłego „ja”, które wróci do sprawy za miesiąc. Unikaj wieloznaczności i skrótów myślowych. Pisz tak, by osoba z zewnątrz mogła zrozumieć, co powstaje i jak to ocenić. W wersji podstawowej brief mieści się na 2–3 stronach, a na końcu zawiera krótkie podsumowanie do akceptacji.
Po pierwsze, cel: jedno, maksymalnie dwa zdania wyjaśniające, po co klient zamawia to, co zamawia. Po drugie, zakres: co dokładnie wchodzi w usługę, a co nie wchodzi (i dlaczego). Po trzecie, odbiorcy: do kogo to jest kierowane i co dla tej grupy jest najważniejsze. Po czwarte, materiał wyjściowy: co dostarcza klient (teksty, zdjęcia, logo, hasła, dane), w jakim formacie i kiedy. Po piąte, efekt końcowy: jaką postać ma mieć rezultat (pliki, wydruki, konfiguracje, instalacje), wraz z wymaganymi parametrami technicznymi. Po szóste, kryteria jakości: po czym poznamy, że praca jest zrobiona dobrze (mierniki, przykłady, standardy, ograniczenia). Po siódme, harmonogram: kamienie milowe z datami oraz czas na akceptacje po stronie klienta. Po ósme, tryb komunikacji i odpowiedzialności: gdzie prowadzimy wątek, kto decyduje i kto zatwierdza. Po dziewiąte, zmiany i dopłaty: jak liczymy dodatkowy zakres oraz kiedy przesuwamy termin.
Zamiast „delivery plików będzie asynchroniczne zgodnie z iteracją sprintu”, napisz: „wysyłamy wersję do akceptacji w każdy piątek do 15:00; na uwagi czekamy do wtorku 12:00”. Zamiast „zwiększona liczba rewizji może implikować refaktoryzację kosztową”, napisz: „w cenie są dwie tury poprawek; trzecia i kolejne liczymy według stawki godzinowej”. Prosty język nie tylko oszczędza czas — ogranicza też przestrzeń do różnych interpretacji.
Zakres to najczęstsze źródło tarć. Ustal go przez odniesienie do problemu, nie do katalogu funkcji: „nowa strona ma zwiększyć liczbę zapytań o 20% w kwartale” brzmi inaczej niż „trzeba dodać slider i trzy sekcje”. Potem doprecyzuj minimalny zestaw rozwiązań, który ten cel realnie wspiera, i wskaż elementy opcjonalne. Kiedy w trakcie pojawia się „jeszcze jedno małe”, wracasz do tego miejsca w briefie: czy wspiera cel, czy zmienia zakres, a jeśli zmienia — co wypada, albo o ile rośnie budżet i przesuwa się termin.
„Klient dostarcza treści” może oznaczać wszystko i nic. Lepiej napisać: „klient dostarcza teksty w formacie edytowalnym, bez skrótów i z nagłówkami H2/H3; zdjęcia w rozdzielczości min. 2000 px szerokości, z prawami do publikacji; logotyp w wersji wektorowej”. Dodaj listę braków i datę, do której muszą zostać uzupełnione. Jasno powiedz, co zrobisz, jeśli materiałów nie będzie: „braki wstrzymują harmonogram i przenoszą ostateczny termin o liczbę dni opóźnienia”.
Najbardziej frustrujące są projekty, które „ciągle nie wyglądają jak trzeba”. Unikniesz tego, jeśli nazwiesz kryteria, po których obie strony rozpoznają dobrą robotę. Dla grafiki może to być spójność z dostarczonym systemem identyfikacji, dla tekstu — zgodność z określoną długością i tonem, dla strony — szybkość ładowania, poprawność na ekranach mobilnych i zgodność z WCAG w określonym zakresie. Warto też wskazać przykłady referencyjne: nie po to, by je kopiować, lecz by pokazać, o jaki poziom nam chodzi.
W małej firmie łatwo „zjeść” cały margines na poprawki. Wprowadź dwa zegary: czas produkcyjny po Twojej stronie i czas akceptacji po stronie klienta. Zapisz to otwarcie: „po każdym etapie czekamy na uwagi do 48 godzin roboczych; brak odpowiedzi oznacza akceptację i przejście dalej”. Unikasz w ten sposób przestojów i niekończących się pętli.
Jeśli projekt ma budżet ryczałtowy, dodaj prostą tabelę logiczną w słowach, nie w liczbach: „dwie tury poprawek są w cenie; istotne zmiany koncepcji po akceptacji etapu liczymy godzinowo według stawek…; dodanie nowych elementów (np. sekcji, wersji językowej) wycenimy oddzielnie; przesunięcia terminu z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie skracają czasu produkcji”. Kiedy zasady są spisane na starcie, emocji jest mniej, a decyzje są szybsze.
Wybierz jedno miejsce do prowadzenia wątku (mail lub wybrany komunikator) i jedną wersję prawdy o plikach (np. folder w chmurze z datami wersji). Po stronie klienta wskaż osobę decyzyjną i osobę kontaktową. To nie formalność — to remedium na sytuacje, w których „ktoś coś powiedział na spotkaniu” i teraz nikt nie wie, co jest ważniejsze. Krótka ścieżka decyzyjna często skraca projekt o tygodnie.
Najpierw wysyłasz wersję do zapoznania, a potem omawiasz ją na krótkim spotkaniu. Przejdź przez dokument w tej samej kolejności, w jakiej został napisany, zatrzymując się przy punktach, które zwykle generują wątpliwości: zakres, materiały, terminy i kryteria „dobrej roboty”. Na końcu poproś o potwierdzenie całości jednym zdaniem i przypnij PDF do wątku, by później nie szukać „tej właściwej wersji”.
„Akceptuję brief startowy w wersji datowanej na [data]. Rozumiem zasady dotyczące zakresu, terminów, poprawek i rozliczeń oraz potwierdzam, że osobą decyzyjną po stronie klienta jest [imię i nazwisko].” Wystarczy data, imię i funkcja, bez podpisów elektronicznych, o ile umowa ramowa przewiduje akceptacje mailowe. Jeśli nie — dopisz formę akceptu zgodną z Waszym sposobem zawierania umów.
Po pierwsze, zbyt ogólny cel („ma być ładnie”). Zastąp go wskaźnikiem lub opisem efektu dla odbiorcy. Po drugie, milczenie o tym, czego nie robisz („a wizytówki? a wersja angielska?”). Lepiej napisać „nie obejmuje”, niż potem tłumaczyć, dlaczego coś kosztuje ekstra. Po trzecie, brak reguł wersjonowania plików i akceptacji — to rodzi chaos. Po czwarte, brak klauzuli o opóźnieniach po stronie klienta. Po piąte, brak miejsca na „less is more”: czasem odchudzenie zakresu ratuje termin i budżet, a efekt końcowy i tak jest lepszy.
Brief nie zastępuje umowy ani obowiązków informacyjnych. Umowa reguluje prawa autorskie, płatności, odpowiedzialność i tajemnicę, a brief opisuje, co faktycznie powstaje i jak to robimy. Jeśli przetwarzasz dane osobowe klienta, zadbaj o właściwe załączniki. W samym briefie wystarczy odwołanie do tego, że realizacja toczy się w ramach danej umowy i że dokument stanowi załącznik określający zakres.
Brief nie jest kamienną tablicą, ale każda zmiana powinna zostawiać ślad. Jeśli modyfikujecie zakres, dopisz „Wersja 1.1 — zmiana X, wpływ: +2 dni, +10% budżetu (uzgodnione dnia…)”. Takie adnotacje zajmują dwie linijki, a potrafią ocalić relację, bo nikt nie czuje się „zaskoczony”.
Jedno popołudnie poświęcone na dobry brief oszczędza tygodnie dopowiedzeń. Dla mikrofirm to szczególnie ważne, bo każdy dzień opóźnienia waży więcej, a każda godzina spędzona na tłumaczeniu „co autor miał na myśli” to godzina, której nie można sprzedać. Jasny cel, czytelny zakres, konkretne materiały, wymierne kryteria, dwa zegary (produkcja i akceptacje) oraz zasady zmian — to rdzeń dokumentu, który działa. Reszta to styl: prosty język i porządek w wersjach. I właśnie tego najbardziej potrzebują małe zespoły: minimum papieru, maksimum klarowności.
Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl, CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
