Ile naprawdę kosztuje Twoja godzina pracy? Prosty model wyceny dla mikrofirm i samozatrudnionych

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność albo mikrofirmę, pytanie „ile kosztuje moja godzina” wraca jak bumerang: przy przygotowywaniu oferty, rozmowie z wymagającym klientem, gdy inflacja zjada marże albo kiedy czujesz, że pracujesz coraz więcej, a na koncie wcale tego nie widać. Ten tekst jest praktycznym przewodnikiem: bez księgowego żargonu, za to z krokami, które możesz od razu przełożyć na liczby i decyzje. Zaczniemy od policzenia realnych kosztów, potem dołożymy bufor na czas nieproduktywny, podatki i zysk, a na końcu pokażę, jak z godziny przejść do wycen projektów i pakietów.

Dlaczego „stawka z sufitu” mści się po cichu

Większość zaniżonych stawek bierze się z tego, że przedsiębiorca liczy tylko to, co widać: „potrzebuję 8 000 zł na życie, więc 100 zł/h wystarczy”. Nie wystarczy, jeśli tę setkę porównujesz do 160 godzin w kalendarzu, a nie do realnych godzin rozliczalnych. Nie każda godzina w firmie jest sprzedawalna: są poprawki, wyceny, dojazdy, rozmowy, księgowość, marketing, sezon ogórkowy. Gdy policzysz stawkę tylko na podstawie „pełnego etatu”, w praktyce finansujesz klienta z własnej kieszeni i dziwisz się, że nie starcza na urlop albo nowy sprzęt.

Krok 1. Policz roczne koszty stałe (i półstałe)

Weź kartkę lub arkusz i wypisz wszystko, co płacisz niezależnie od tego, czy masz zlecenia:

• Składki i podatki w podstawowej wersji (ZUS, ubezpieczenia, księgowość, podatek dochodowy w zaliczkach).
• Narzędzia pracy: oprogramowanie (abonamenty), hosting, domeny, telefon, internet, sprzęt (amortyzacja), paliwo lub bilety, najem biura/coworku.
• Koszty pozyskiwania klientów: reklamy, prowizje platform, materiały promocyjne.
• Edukacja i rozwój: kursy, książki, konferencje.
• Rezerwy obowiązkowe: serwis sprzętu, wymiany, nieprzewidziane naprawy.

Podsumuj je do wartości rocznej. Jeśli łatwiej myślisz „miesięcznie”, też dobrze — za chwilę przeliczymy to na rok. Dlaczego „rocznie”? Bo tylko w horyzoncie 12 miesięcy uwzględnisz wahania: ferie, sezonowość i wakacje.

Krok 2. Określ realną liczbę godzin rozliczalnych

Kalendarz ma około 2 000 godzin roboczych rocznie, ale nie wszystkie sprzedasz. Weźmy ostrożny model:

• 52 tygodnie × 5 dni = 260 dni kalendarzowych „roboczych”.
• Odejmij 20 dni urlopu, 10 dni świątecznych „w tygodniu”, 5 dni chorobowych i 5 dni szkoleniowych = 220 dni.
• Załóż, że w typowym dniu tylko 4–5 godzin jest rozliczalnych (reszta to dojazdy, maile, administracja, oferty, call’e, przygotowanie). To daje 220 × 4,5 h ≈ 990 h rocznie.

To konserwatywne, ale prawdziwe dla większości mikrofirm usługowych. Możesz przeliczyć własnym „spreadem”: jeśli działasz głównie zdalnie i masz poukładane procesy, może wyjdzie 1 200 h. Jeśli dojeżdżasz, robisz odbiory i poprawki – może 800 h. Klucz: nie żyj iluzją 1 600 „sprzedawalnych” godzin.

Krok 3. Dodaj wynagrodzenie właściciela (Twoją „pensję”)

Jako właściciel też musisz „zarabiać”, niezależnie od zysku firmy. Ustal roczną kwotę, którą chcesz pobierać jako wynagrodzenie za swoją pracę — tak, by pokrywała koszty życia i odkładanie poduszki. Nie myl tego z zyskiem firmy. Zysk to pieniądze ponad Twoją pensję, dzięki którym firma może się rozwijać i przeżyć trudniejszy rok. W praktyce wiele osób wrzuca „pensję” do prywatnych celów i nie zostawia nic na firmę — dlatego nie stać ich na urlop czy przestój.

Krok 4. Zdefiniuj marżę i bufor na ryzyko

Marża to przestrzeń na rozwój, inwestycje i nieprzewidziane strzały (windykacja, kursy walut, wymiana laptopa). Rozsądny zakres dla mikrofirm to 10–30% ponad sumę kosztów i Twojej pensji. Dodatkowo załóż bufor ryzyka 5–10% na „czarne łabędzie”: opóźnione płatności, cofnięte zlecenia, sezon bez leadów. Te dwa procentowe wskaźniki odróżniają firmę od samozatrudnienia „od zlecenia do zlecenia”.

Krok 5. Policz stawkę minimalną i docelową

Teraz matematyka. Zdefiniuj:

• K – roczne koszty stałe (z kroku 1).
• P – Twoja roczna „pensja” (krok 3).
• H – roczne godziny rozliczalne (krok 2).
• M – marża (np. 0,2 dla 20%).
• B – bufor ryzyka (np. 0,1 dla 10%).

Stawka minimalna (bez marży i bufora): (K + P) / H. Stawka docelowa: ((K + P) × (1 + M + B)) / H.

Przykład: masz K = 60 000 zł, P = 96 000 zł (8 000 zł/mies.), H = 1 000 h, M = 0,2, B = 0,1. Wtedy:

Stawka minimalna = (60 000 + 96 000) / 1 000 = 156 zł/h.
Stawka docelowa = (156 000 × 1,3) / 1 000 = 202,8 zł/h. Zaokrąglasz do 210–220 zł/h, żeby w ofercie mieć prostą liczbę i margines na negocjacje.

Krok 6. Uporządkuj podatki, żeby nie „wyciekały” ze stawki

Wiele osób miesza brutto z netto i gubi VAT. Prosta zasada: gdy sprzedajesz B2B i jesteś vatowcem, stawki komunikuj jako netto i jasno dopisuj „+ VAT”. Klienci B2B zwykle rozliczają VAT, więc nie porównuj swojej ceny netto do ich budżetu brutto. W B2C rozważenie stawki „z VAT” jest sensowne, ale pamiętaj, że VAT nie jest Twoim przychodem — to przepływ przez firmę. Oddzielnie licz podatek dochodowy: Twoja stawka godzinowa powinna zawierać przyszły podatek, żeby nie było zaskoczeń przy zaliczkach.

Krok 7. Ustal politykę rabatów i dopłat (raz, a porządnie)

Najdroższe rabaty to te „z rozpędu”. Spisz proste zasady: rabat ilościowy od progu (np. powyżej 40 h/mies. – 5%), dopłata ekspresowa (np. +30% za realizację w 48 h), stawka weekendowa/nocna (+50%), stawka za godziny rezerwowane i niewykorzystane (retainer „use it or lose it”). Dzięki temu wyceny nie są „z brzucha”, a klient widzi, że zasady działają też na jego korzyść przy większej skali.

„Godzina” to tylko kotwica: jak przejść do wycen projektowych i pakietów

Stawka godzinowa jest świetna do porównywania i planowania, ale w sprzedaży bywa pułapką. Klient płaci za rezultat, nie za czas przy klawiaturze. Dlatego warto przygotować pakiety i wyceny projektowe, które bazują na godzinie w tle, ale komunikują wartość:

• Pakiety wsparcia (np. 10 h/mies. na zadania ad hoc) – z góry znany zakres i priorytet reakcji.
• Projekty z ryczałtem (np. strona www, kampania) – rozpisz etapy, kamienie milowe, limity poprawek i zakres odpowiedzialności.
• Retainer (abonament) – stała dostępność w zamian za stały przychód i niższą stawkę jednostkową.

W każdym przypadku miej policzoną wewnętrzną godzinę: ile realnie pracy wejdzie w pakiet/projekt. Różnicę między ceną a Twoim kosztem traktuj jako marżę na ryzyko i efektywność (gdy zrobisz szybciej dzięki doświadczeniu, nie musisz sam siebie karać niższą fakturą).

Jak sobie nie strzelić w kolano: pięć częstych błędów

1. Zawyżone H (godziny rozliczalne). Kto zakłada 1 400–1 600 h sprzedażnych, zwykle potem nadrabia wieczorami i weekendami. Lepiej policzyć konserwatywnie i mieć miłą nadwyżkę.

2. Brak pensji właściciela. „Firma zarabia” dopóki nie policzysz swojej pracy. Bez pensji nie ma skali, bo każdy nowy etap boli finansowo.

3. Pomijanie dojazdów i kontekstu. Godzina spotkania w mieście to często 2–3 godziny realne. Uwzględniaj to w ofercie (np. „stawka obejmuje do 30 min dojazdu, dalej ryczałt”).

4. Poprawki bez dna. Nielimitowane poprawki zjadają marżę. Ustal limity i cennik dodatkowych iteracji.

5. Brak indeksacji cen. Inflacja, kursy, koszty dostaw – bez klauzuli indeksacyjnej w dłuższych umowach Twoja stawka „topnieje”. Dodaj prosty zapis o corocznej aktualizacji.

Psychologia ceny: jak prezentować liczby, żeby nie tracić na starcie

Ta sama cena może brzmieć różnie, w zależności od ramy. Zamiast „200 zł/h”, w ofercie pokaż „Pakiet start 2 400 zł – analityka, projekt, wdrożenie, 2 rundy poprawek, szkolenie 60 min”. Godzina może pojawić się w aneksie jako informacja o rozliczeniach dodatkowych prac. Ustal widełki („od–do”) przy zmiennym zakresie i śmiało komunikuj, co wpływa na lewą/prawą stronę widełek (jakość materiałów wejściowych, liczba decydentów, czas na akcepty).

Mały kalkulator na kartce (15 minut i masz liczby)

1) Zsumuj koszty roczne (K). 2) Ustal roczną „pensję” (P). 3) Policz H – ile realnie sprzedawalnych godzin zrobisz w roku. 4) Ustal marżę i bufor (M, B). 5) Wstaw do wzoru i wyjdzie stawka docelowa. 6) Zaokrąglij do prostej liczby. 7) Zrób wariant „A/B”: stawka dla pakietów (niższa) i dla zleceń ekspresowych (wyższa). 8) Sprawdź, czy ta stawka „niesie” Twoje cele: urlop, szkolenia, inwestycje. Jeśli nie – wróć do kroków 1–4 i poszukaj, co korygować: koszty, H, marżę albo samą ofertę (droższe usługi, węższa specjalizacja).

Sezonowość i poduszka finansowa: nie bądź zakładnikiem jednego miesiąca

Rok ma sinusoidę. Jeżeli wiesz, że w lipcu i sierpniu masz mniej pracy, w lutym wysyp PIT-ów, a w listopadzie kończysz kampanie – zaplanuj cennik i ofertę pod te fale. Retainery stabilizują przychód, a zaliczki rozkładają ryzyko. Osobno buduj poduszkę 3–6 miesięcy kosztów firmy – to jedyny sposób, żebyś mógł powiedzieć „nie” nieopłacalnej zlecce i nie żałować.

„Nie stać mnie na drożej” – co wtedy?

Jeśli rynkowo klienci nie akceptują Twojej docelowej stawki, masz trzy dźwignie: 1) specjalizacja (mniej konkurencji, większa wartość – np. branża medyczna zamiast „wszyscy”), 2) produkt zamiast czasu (szablony, audyty, pakiety startowe, szkolenia), 3) operacje (narzędzia automatyzujące, szablony ofert, check-listy, delegowanie mikro-zadań). Czwarta dźwignia to nawyk mówienia „nie” klientom, którzy chcą premium za cenę budżetową.

Checklist: zanim wyślesz następną ofertę

• Czy liczysz na H=1000–1200 h, a nie na „etat 1600 h”?
• Czy Twoja „pensja właściciela” jest wbudowana w cenę?
• Czy masz dopisane „+ VAT” (jeśli dotyczy) i rozdzielenie brutto/netto?
• Czy masz spisane limity poprawek, dopłaty ekspresowe i stawkę za prace poza zakresem?
• Czy oferta pokazuje rezultat i korzyści, a nie tylko „200 zł/h”?
• Czy masz plan indeksacji cen i klauzulę o zmianach zakresu?

Mini-studium: jak stawka zmienia wynik w skali miesiąca

Załóżmy, że sprzedajesz 80 h miesięcznie. Różnica między 150 zł/h a 210 zł/h to 4 800 zł przychodu. Po odjęciu VAT i podatku dochodowego nadal zostaje realna różnica kilku tysięcy, która decyduje o tym, czy odkładasz na urlop i nowy laptop, czy łatasz dziury. W drugą stronę: podniesienie stawki o 30 zł/h może pozwolić Ci pracować 10–15 godzin mniej, zachowując tę samą marżę. To właśnie dźwignia, o którą chodzi.

Jak rozmawiać o cenie, żeby nie wejść w defensywę

Zamiast tłumaczyć „dlaczego tyle”, opisz „co klient dostaje” i w jakim reżimie ryzyka pracujesz: terminy, gwarancja, komunikacja, jakość. Jeśli słyszysz „drogo”, zapytaj „z czym porównujesz?” i zaproponuj warianty: pełny zakres, zakres mniejszy, fazowanie. Rabat dawaj w zamian za coś: dłuższy termin, case study, większy pakiet, krótszy czas na decyzję. Tylko nie obniżaj automatycznie, bo uczysz klienta, że cena jest z gumy.

Twoje liczby, Twoje zasady

Najważniejsze: policz raz porządnie, a potem aktualizuj co kwartał. Dochodzą nowe koszty? Zmienia się H? Wzrasta Twoja wartość rynkowa? Koryguj. Gdy masz liczby, negocjacje przestają być emocjonalne. A jeśli klient mówi „ktoś zrobi to taniej” – świetnie. Ty robisz to rozsądnie, stabilnie i tak, żeby firma dożyła przyszłego roku.

Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl, CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.

Źródła

https://www.biznes.gov.pl — Rządowy portal dla przedsiębiorców: podatki, ZUS, formy opodatkowania, praktyczne przewodniki i kalkulatory.

https://www.parp.gov.pl — Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości: poradniki dla MŚP, zarządzanie kosztami, modele biznesowe i wyceny usług.

https://ec.europa.eu/growth — Komisja Europejska (DG GROW): materiały dla MŚP o produktywności, wycenie i zarządzaniu kosztami w małych firmach.

https://www.gov.pl/web/finanse — Ministerstwo Finansów: informacje o VAT, podatku dochodowym, zaliczkach i zmianach w przepisach podatkowych.