W mikrofirmie są dwa typy problemów. Te, które widać od razu: klient nie płaci, coś się spóźnia, dostawa utknęła, komputer zaczyna mulić. I te, których nie widać, dopóki nie zrobi się naprawdę źle: utrata danych. Dziś większość małych firm żyje w plikach: faktury, umowy, zdjęcia, projekty, oferty, maile, dokumenty księgowe, hasła, dane klientów. A mimo to kopia zapasowa często jest czymś „na potem”. Bo działa. Bo zawsze działało. Bo „mam wszystko w chmurze”. Bo „przecież to tylko laptop”.
Tylko że utrata danych nie pyta o wielkość firmy. A mała firma ma ten problem, że nie ma działu IT ani czasu na odtwarzanie miesiącami tego, co zniknęło w sekundę. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, to w razie awarii tracisz nie tylko pliki. Tracisz ciągłość pracy, zaufanie klientów i spokój. Dlatego backup nie jest „technologiczną fanaberią”. To jest ubezpieczenie. Tyle że takie, które kupujesz raz i potem o nim zapominasz, jeśli zrobisz to mądrze.
Chmura bywa świetna, ale nie jest magiczną tarczą. Po pierwsze, chmura chroni przed niektórymi awariami (np. gdy padnie laptop), ale nie zawsze chroni przed błędami użytkownika. Jeśli skasujesz plik i opróżnisz kosz, to często kasujesz go wszędzie. Jeśli przypadkowo nadpiszesz wersję dokumentu, to nowa wersja może zastąpić starą. Po drugie, konto w chmurze może zostać przejęte. A gdy ktoś przejmie konto, może usunąć lub zaszyfrować dane. Po trzecie, czasem problemem nie jest chmura, tylko brak porządku: pliki są porozrzucane między urządzeniami, kontami, dyskami i nikt nie wie, co jest „masterem”.
Chmura to element strategii. Nie cała strategia. Bez dodatkowego planu jest jak sejf z otwartymi drzwiami: niby jest, ale nie masz pewności, co się stanie w krytycznym momencie.
Jeśli masz zapamiętać jedną zasadę, niech to będzie 3-2-1. Brzmi jak kod do sejfu, ale jest banalnie proste:
To rozwiązanie działa, bo zabezpiecza przed najczęstszymi scenariuszami: awarią sprzętu, przypadkowym usunięciem, kradzieżą, pożarem, zalaniem, ransomware i zwykłym pechem. I co najważniejsze: nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Wymaga tylko decyzji, że robisz to raz, porządnie.
Wielu ludzi zaczyna od pytania: „jak robić backup?”. A lepiej zacząć od pytania: „czego nie mogę stracić?”. W mikrofirmie zwykle są to:
To jest ważne, bo backup zdjęć z telefonu nie uratuje ci firmy, jeśli znikną umowy i korespondencja. A z drugiej strony: możesz mieć kopię plików, ale bez dostępu do kont i haseł i tak jesteś sparaliżowany.
W mikrofirmach backup często jest robiony wtedy, gdy ktoś sobie przypomni. A przypomina sobie zwykle po katastrofie albo przed ważnym terminem. Takie podejście daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Bo backup ma sens wtedy, gdy jest regularny i automatyczny. Nie dlatego, że jesteś leniwy, tylko dlatego, że jesteś zajęty. Im mniej zależy od twojej pamięci, tym większa szansa, że to zadziała w kryzysie.
Najlepszy backup jest nudny. Działa w tle. Nie wymaga codziennej decyzji. I to jest cel.
Jeśli chcesz to zrobić najprościej, bez budżetu „jak w korpo”, to weź to jako minimalny zestaw dla jednoosobowej działalności:
Nie chodzi o to, żeby mieć idealny system. Chodzi o to, żeby mieć system, który działa. W kryzysie liczy się możliwość odtworzenia pracy, a nie to, czy backup jest „elegancki”.
To jest moment, w którym wiele osób przewraca oczami: „po co testować, skoro kopiuję?”. Po to, że backup bez testu jest obietnicą, nie dowodem. Zdarza się, że kopia robi się częściowo. Zdarza się, że program kopiuje nie te foldery, co trzeba. Zdarza się, że dysk jest uszkodzony, ale system jeszcze o tym nie krzyczy. Zdarza się, że zaszyfrowane dane są skopiowane razem z problemem. Zdarza się, że pliki są, ale nie da się ich otworzyć.
Test odzysku nie musi być skomplikowany. Wystarczy raz na jakiś czas wybrać jeden ważny plik, usunąć jego lokalną kopię (albo przenieść ją w inne miejsce) i sprawdzić, czy potrafisz go przywrócić z backupu. Jeśli potrafisz, masz spokój. Jeśli nie potrafisz, masz informację, a to jest bezcenne.
Nie trzeba być dużą firmą, żeby zostać trafionym przez złośliwe oprogramowanie. Czasem wystarczy jedno kliknięcie w załącznik. Kluczowa zasada jest taka: kopia zapasowa ma być odseparowana od tego, co może zostać zaszyfrowane. Jeśli twój dysk backupowy jest stale podpięty i widoczny jak zwykły dysk, to ransomware może zaszyfrować go razem z resztą. Wtedy backup przestaje istnieć w praktyce.
Dlatego warto mieć przynajmniej jedną kopię, która jest „offline” albo odseparowana: dysk, który podłączasz tylko na czas kopii, albo kopia w chmurze z historią wersji, albo urządzenie, które ma migawki i wersjonowanie. W mikrofirmie to naprawdę robi różnicę między „tracę dzień” a „tracę firmę”.
Poczta to nie tylko wiadomości. To ustalenia, potwierdzenia, załączniki, dowody, kontakty, terminy. I często to właśnie w mailu jest to, co rozwiązuje spory, wyjaśnia nieporozumienia, przypomina co było umówione. Jeśli stracisz dostęp do skrzynki, możesz stracić kawał historii firmy.
W praktyce najważniejsze są dwie rzeczy: mieć pewność, że masz dostęp (hasła, 2FA, dane odzyskiwania) oraz mieć kopię lub możliwość odtworzenia wiadomości, jeśli konto zostanie zablokowane lub przejęte. W wielu systemach pocztowych da się korzystać z archiwizacji i eksportu, ale nawet jeśli nie robisz archiwum, zadbaj o minimum: menedżer haseł i odzysk konta. Bez tego możesz mieć backup plików, ale nie będziesz miał narzędzia do kontaktu z klientami.
Jeśli prowadzisz firmę, masz zwykle kilkanaście lub kilkadziesiąt kont: bank, księgowość, poczta, chmura, sklep, media społecznościowe, narzędzia, płatności, domeny, hosting. Strata jednego hasła bywa irytująca. Strata dostępu do konta firmowego bywa katastrofą. Dlatego backup w mikrofirmie powinien obejmować również to, co niewidzialne: menedżer haseł oraz sposób odzyskania kont (adresy, numery, kody).
Nie chodzi o to, żeby robić listę haseł w notesie. Chodzi o to, żebyś w razie awarii telefonu czy komputera nie został bez dostępu do wszystkiego. W praktyce to często jest największy problem po utracie danych: nie brak plików, tylko brak kluczy do drzwi.
Systemy padają wtedy, gdy są zbyt ambitne. Dlatego lepiej przyjąć harmonogram, który jest wykonalny nawet w gorszym tygodniu. Przykład dla mikrofirmy:
To nie jest religia. To jest rytuał. Rytuał, który daje spokój, bo wiesz, że jeśli coś się stanie, nie będziesz zaczynał od zera.
W backupie jest jedno proste kryterium, które wszystko ustawia: ile pracy możesz stracić i nadal normalnie działać? Godzinę? Dzień? Tydzień? Jeśli nie stać cię na stratę jednego dnia pracy, to backup musi być częstszy i bardziej automatyczny. Jeśli pracujesz projektowo i pliki są kluczowe, potrzebujesz wersjonowania. Jeśli rozliczenia robisz raz w miesiącu, możesz mieć inny rytm, ale wtedy musisz mieć pewność, że dokumenty są kopiowane od razu po powstaniu.
To pytanie jest praktyczne, nie techniczne. I dobra wiadomość jest taka, że w mikrofirmie da się to ogarnąć prosto, jeśli raz usiądziesz i podejmiesz decyzję: gdzie są moje najważniejsze dane i jak je chronię.
Backup nie jest oznaką tego, że spodziewasz się katastrofy. Jest oznaką tego, że liczysz się z rzeczywistością. A rzeczywistość jest taka, że sprzęt pada, konta są przejmowane, pliki znikają, ludzie klikają nie to, co trzeba, a przypadek lubi uderzać w złym momencie.
Plan 3-2-1 jest prosty, a daje ogromną ulgę. Bo kiedy masz kopie, nie panikujesz. Działasz. Odtwarzasz. Wracasz do pracy. I to jest w mikrofirmie bezcenne: możliwość szybkiego powrotu do normalności, nawet jeśli coś pójdzie nie tak.
Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl, CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
