Mała firma w świecie przetargów i zapytań ofertowych: kiedy warto startować, a kiedy lepiej podziękować

Dla wielu mikro i małych firm słowo „przetarg” brzmi jak magiczna furtka do „prawdziwego biznesu”. Duży kontrakt, rozpoznawalny klient, stabilne zlecenia – brzmi pięknie. W praktyce rzeczywistość bywa o wiele mniej romantyczna. Za ładnym opisem zamówienia potrafi stać stos dokumentów, ryzyko nieopłacalnych warunków i miesiące pracy, których nikt nie zwróci, jeśli temat się nie powiedzie.

Ten felieton nie ma zniechęcać do przetargów i zapytań ofertowych. Ma raczej pomóc małej firmie zadać sobie uczciwe pytanie: w co tak naprawdę wchodzę, jeśli odpowiadam na to konkretne ogłoszenie. I czy w tym przypadku bardziej opłaca się pokusić o ofertę, czy jednak z czystym sumieniem powiedzieć: „tym razem dziękuję”.

Przetarg przetargowi nierówny – co widzi mała firma

Na papierze wszystko wygląda pięknie. Ogłoszenie, opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, jasne kryteria oceny. Dla zamawiającego to po prostu procedura. Dla małej firmy – bardzo konkretne dylematy. Czy damy radę? Czy nas na to stać? Ile czasu realnie pochłonie przygotowanie oferty?

Największy problem polega na tym, że przygotowanie poważnej oferty to praca jak nad średnim projektem: analizowanie dokumentów, liczenie kosztów, sprawdzanie zapisów umowy, czasem konsultacje prawne czy księgowe. Mała firma rzadko ma do tego osobny dział. Zwykle robi to właściciel po godzinach albo jedna-dwie osoby, które równie dobrze mogłyby w tym czasie obsługiwać płacących klientów.

Dlatego na starcie warto przyjąć bardzo prostą zasadę: nie każdy przetarg jest szansą. Część jest po prostu drogim salonem pokazowym, na który mała firma w praktyce nie ma wejścia – mimo że nikt jej tego wprost nie powie.

Ukryte koszty „spróbowania swoich sił”

Wielu przedsiębiorców mówi sobie: „co nam szkodzi złożyć ofertę, najwyżej się nie uda”. Szkodzi – i to całkiem konkretnie. Nawet jeśli nie przejdziecie dalej, czas i energia poświęcone na analizę dokumentów i przygotowanie kalkulacji są prawdziwym kosztem. Po prostu nie ma na nie faktury.

W małej firmie każdy dzień pracy to bardzo policzalne rzeczy: projekty wykonane dla stałych klientów, telefon do potencjalnego odbiorcy, poprawki do zleceń, które już przynoszą pieniądze. Jeśli ten dzień (albo kilka dni) wypełnia wyłącznie pisanie oferty na duży przetarg, to warto zadać sobie uczciwe pytanie: co w tym czasie nie zostanie zrobione? Jakie zlecenia odsuną się w czasie? Jakie realne pieniądze zostają odłożone „na potem”?

Do tego dochodzi koszt psychiczny. Im więcej pracy włożycie w przygotowanie oferty, tym większe oczekiwania. Jeśli nie przejdziecie, trudno po prostu wzruszyć ramionami. Zaczynają się emocje: „a może trzeba było zejść z ceny”, „może nie jesteśmy wystarczająco dobrzy”, „może przetargi nie są dla nas”. Tymczasem często problem nie leży ani w waszej jakości, ani w wycenie. Leży w tym, że od początku nie mieliście realnych szans – tylko nikt o tym głośno nie powiedział.

Jak rozpoznać przetarg, który nie jest dla małej firmy

Nie ma jednej złotej listy, ale jest kilka sygnałów, które powinny zapalić lampkę ostrzegawczą. Im więcej z nich widzicie, tym większe prawdopodobieństwo, że wejście w temat będzie heroizmem – nie zdrowym ryzykiem.

Po pierwsze, absurdalnie wysokie wymagania formalne. Jeśli ogłoszenie dotyczy stosunkowo prostego zlecenia, a wymaga się od wykonawcy obrotów, referencji i zasobów kadrowych na poziomie średniej korporacji, to mała firma statystycznie niewiele tu zdziała. Oczywiście, można mieć szczęście i spełniać część warunków dzięki wcześniejszym dużym zleceniom. Ale jeśli już na pierwszej stronie czujecie, że musicie się tłumaczyć z każdej linijki, to znak, że przetarg może być „pisany pod kogoś” – lub przynajmniej pod podmioty zdecydowanie większe.

Po drugie, kary umowne oderwane od realiów. Kary za opóźnienie liczone w procentach wartości kontraktu za każdy dzień, odpowiedzialność za wszystko (łącznie z rzeczami, na które nie macie wpływu), zapisy, które sprowadzają się do „inwestor zawsze ma rację, wykonawca zawsze winny”. Dla dużej firmy część tego ryzyka może rozmyć się w skali działalności. Dla małej – jedno potknięcie może oznaczać realne problemy finansowe.

Po trzecie, bardzo ogólny opis przedmiotu zamówienia połączony z bardzo wysokimi sankcjami za niewykonanie lub błędy. Jeśli nie da się precyzyjnie policzyć, co tak naprawdę macie dostarczyć, ile to będzie was kosztować i ile czasu zajmie – wchodzicie w ruletkę. A ruletka to nie jest najlepszy sposób na prowadzenie mikroprzedsiębiorstwa.

Po czwarte, kryterium „cena 90%, jakość 10%” przy skomplikowanych usługach. Dla małej firmy konkurowanie wyłącznie ceną z większymi graczami to prosta droga do pracy poniżej progu opłacalności. Nawet jeśli uda się wygrać, można się obudzić z umową, która wymaga gigantycznego wysiłku za stawkę „na przeżycie”.

Gdy przetarg zaczyna pachnieć „ofertą statystyczną”

Jednym z najtrudniejszych doświadczeń dla małej firmy jest moment, w którym dociera do niej, że czasem potrzebna jest „oferta do teczki”. Czyli taka, która nigdy nie miała wygrać, tylko spełnić wymóg posiadania trzech propozycji do porównania. Nikt tego oficjalnie nie przyzna, ale wielu przedsiębiorców ma poczucie, że bywało właśnie tłem dla czyjejś decyzji, podjętej dużo wcześniej.

Jak rozpoznać taką sytuację? Pewności nie będzie nigdy. Ale jeśli:

• dokumentacja jest niespójna, jakby sklejona w pośpiechu z różnych wcześniejszych ogłoszeń,
• terminy są tak napięte, że realnie podoła im tylko ktoś, kto „przypadkiem” już dawno wiedział, że temat będzie,
• opis wymagań dziwnie pokrywa się z ofertą konkretnego dostawcy (sprzęt, technologie, nazwy własne),

– to warto się zastanowić, czy naprawdę chcecie inwestować kilka dni pracy w tę konkretną procedurę. Być może wasza oferta i tak wyląduje w segregatorze tylko po to, by zgadzały się liczby.

Kiedy warto mimo wszystko zaryzykować

To wszystko nie oznacza, że mała firma powinna z definicji uciekać od przetargów. Są sytuacje, w których start ma sens – nawet jeśli szanse nie są stuprocentowe. Najczęściej wtedy, gdy:

• zamówienie jest bardzo bliskie temu, co i tak robicie na co dzień – nie wymaga rewolucji w sposobie działania ani zakupów ponad siły,
• warunki formalne są realne do spełnienia bez naginania rzeczywistości i kombinowania,
• umowa nie zawiera kar, które jednym podpisem mogą zrujnować wasze finanse,
• kryteria oceny uwzględniają coś więcej niż gołą cenę: jakość, doświadczenie, koncepcję realizacji, serwis, obsługę posprzedażową,
• kontrakt otwiera drzwi do klienta, z którym chcielibyście pracować długofalowo – nie tylko przy tej jednej sprawie.

Warto też zwrócić uwagę na instytucję zamawiającego. Nie chodzi tylko o to, czy „płaci w terminie” (choć to ważne), ale też o to, jak wygląda współpraca w praktyce. Czasem średni kontrakt z rozsądnym, przewidywalnym partnerem daje więcej spokoju i sensownych pieniędzy niż duży przetarg z byle jakimi zapisami, w którym co miesiąc trzeba się szarpać o oczywiste rzeczy.

Kontrolne pytania, które warto zadać przed wejściem do gry

Zamiast podchodzić do każdego przetargu z tym samym entuzjazmem lub tą samą niechęcią, można wprowadzić własny, prosty filtr. Na przykład za każdym razem odpowiedzieć sobie szczerze na kilka pytań:

• Czy rozumiem dokładnie, co mam dostarczyć – i potrafię to policzyć w pieniądzu i czasie?
• Czy przy tej wycenie, którą jestem w stanie uczciwie zaproponować, nadal na tym zarobię – nie tylko zapłacę ludziom i dostawcom, ale zostanie coś ponad?
• Czy w razie problemów (opóźnień, zmian, błędów) kary umowne nie przekroczą tego, co jestem w stanie udźwignąć bez katastrofy?
• Czy jeśli ten kontrakt mnie zablokuje na kilka miesięcy, to nie zrujnuję relacji z aktualnymi klientami?
• Czy biorę udział w tym przetargu, bo realnie widzę sens i potencjał – czy tylko dlatego, że boję się, że „jak nie spróbuję, to przepadnę”?

Jeśli przy większości pytań odpowiedź brzmi „nie wiem” albo „raczej nie”, to być może najlepszą decyzją biznesową jest… odpuszczenie. Nawet jeśli ogłoszenie wygląda efektownie.

FOMO na przetargi – choroba małych firm

Małe firmy często żyją w chronicznym lęku, że „za mało robią, żeby pozyskiwać klientów”. Do tego dochodzi porównywanie się z większymi graczami: „tamci startują wszędzie, biorą udział w dużych postępowaniach, a my siedzimy w kącie”. Efekt? FOMO na przetargi – strach, że jeśli nie będziemy regularnie składać ofert, to zostaniemy w tyle.

W rzeczywistości mała firma wygrywa nie tym, że jest wszędzie, tylko tym, że jest świadoma, gdzie naprawdę ma sens się pojawić. Duże podmioty stać na to, żeby potraktować część przetargów jako „koszt marketingu” – nawet jeśli nie wygrają, ktoś ich zapamięta. Mała firma musi liczyć każdą godzinę, którą poświęca na działania bez gwarancji zwrotu.

Paradoksalnie, mądre „nie” potrafi być większą odwagą niż odruchowe „tak”. Bo stoi za nim decyzja: zamiast gonić za każdą okazją na papierze, inwestujemy czas w to, co realnie dowozimy i co nas nie zjada od środka.

Kiedy zapytanie ofertowe to szansa, a nie pułapka

Osobnym tematem są mniej sformalizowane zapytania ofertowe – mailowe, przez formularz, przez znajomych. Tu nie ma SIWZ, stosu załączników i oficjalnej procedury. Jest za to ryzyko, że klient szuka tylko „punktu odniesienia”, żeby zbić cenę swojemu obecnemu wykonawcy. Albo że w ogóle nie ma pojęcia, czego chce – liczy na to, że ktoś za niego wymyśli, policzy i jeszcze wytłumaczy.

Takie zapytania warto traktować jak każdą inną szansę sprzedażową – ale z głową. Jeśli ktoś prosi o wycenę na kilka tysięcy złotych pracy, a sam mail zawiera trzy zdania na krzyż, to pierwszym krokiem powinna być rozmowa. Oczekiwania, zakres, terminy, budżet. To nie „zawracanie głowy klientowi”, tylko podstawowa higiena relacji.

Dobrym nawykiem jest też ustalenie, ile energii jesteście gotowi włożyć w darmowe przygotowanie koncepcji. Jeśli każda wycena zamienia się w mini-projekt, który można spokojnie wykorzystać u kogoś innego, to po kilku takich akcjach można się obudzić z poczuciem, że pracujecie za darmo jako dział planowania u kogoś, kto nawet nie miał zamiaru nic kupić.

Mała firma ma prawo wybierać, z kim pracuje

W świecie, w którym mały przedsiębiorca ciągle słyszy, że „musi łapać każdą okazję”, łatwo zapomnieć o podstawowej prawdzie: to wy także wybieracie swoich klientów. Również tych pozyskiwanych przez przetargi i zapytania ofertowe. Nie każdy kontrakt będzie służył waszej firmie. Nie każda umowa jest warta podpisania tylko dlatego, że kwota robi wrażenie na papierze.

Bywa, że odpuszczenie „dużego strzału” otwiera przestrzeń na kilka mniejszych, za to spokojniejszych i uczciwie płatnych zleceń. Bywa też, że jedno złe doświadczenie z kontraktem przetargowym uczy więcej niż dziesięć kursów z zarządzania ryzykiem. Sztuka polega na tym, żeby z tej lekcji wyciągnąć wnioski – i następnym razem nie wchodzić w podobną minę tylko dlatego, że ktoś napisał „atrakcyjny kontrakt dla dynamicznej firmy”.

Mała firma to nie jest ubogi krewny na rynku. To podmiot, który ma swoje mocne strony: elastyczność, szybkość decyzji, realną odpowiedzialność właściciela. Jeśli przetarg czy zapytanie ofertowe tych atutów nie wykorzystuje, a zamiast tego zamienia was w podwykonawcę do „odhaczenia”, to naprawdę wolno wam powiedzieć: nie.

Na koniec: odwaga, żeby grać po swojemu

Przetargi i zapytania ofertowe same w sobie nie są ani dobre, ani złe. To tylko narzędzia. Dla jednych firm będą głównym źródłem dochodu, dla innych – dodatkiem, a dla wielu mikroprzedsiębiorstw czymś, w co lepiej wchodzić sporadycznie i bardzo selektywnie.

Najważniejsze jest to, żeby nie traktować ich jak egzaminu z „prawdziwego biznesu”. To, że nie startujecie w każdym postępowaniu, nie czyni z was gorszych przedsiębiorców. To, że wybieracie z głową, kiedy złożyć ofertę, a kiedy zainwestować czas w stałych klientów, nie jest brakiem ambicji. Jest po prostu dojrzalszym podejściem do zasobów, które w małej firmie są zawsze ograniczone.

Być może największą odwagą w świecie przetargów jest nie to, że podejmujecie każde wyzwanie. Tylko to, że potraficie powiedzieć „nie”, kiedy widzicie, że cena za udział – liczona w czasie, nerwach i ryzyku – jest po prostu za wysoka.

Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl, CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.

Źródła

Felieton oparty na obserwacjach własnych oraz doświadczeniach i relacjach właścicieli mikro i małych firm biorących udział w przetargach i zapytaniach ofertowych.