Pierwsze trzy zatrudnienia w mikrofirmie: rekrutacja bez HR i bez psucia kultury

W mikrofirmie każde „tak” kadrowe jest jak wzięcie współpilota na pokład: od tej decyzji zależy kurs, komfort i bezpieczeństwo lotu. Nie masz działu HR, assessment center ani budżetu na modne systemy. Masz za to produkt, klientów, deadline’y i przeczucie, że właśnie teraz potrzebujesz pierwszych ludzi „na pokładzie”. Jak rekrutować tak, by nie spalić kultury, nie wpaść w pułapki „po znajomości” i nie zafundować sobie długów organizacyjnych? Ten felieton-poradnik to plan na pierwsze trzy zatrudnienia — prosty, powtarzalny i możliwy do wdrożenia w tydzień.

Najpierw zdefiniuj „po co”, a nie „kogo”

W małej firmie role nie są jeszcze betonem, a zakres prac zmienia się z tygodnia na tydzień. Zamiast zaczynać od tytułów („sprzedawca”, „PM”, „junior dev”), zacznij od misji stanowiska w jednym zdaniu. Przykład: „Zwiększyć liczbę rozmów sprzedażowych tygodniowo z 8 do 20, przy zachowaniu satysfakcji klientów na 4,7/5”. Dopiero potem wypisz 6–8 zadań krytycznych, które to umożliwią (np. prospecting, zimne maile, demówki, follow-upy, aktualizacja CRM). Z tej listy naturalnie wynikną kompetencje i próg wejścia. Taki opis chroni Cię przed pokusą zatrudnienia „sympatycznego generalisty, który coś ogarnie”. Twoja firma nie potrzebuje „czegoś” — potrzebuje konkretnego rezultatu.

Proces, który zmieścisz na jednej stronie

Dobry proces rekrutacyjny nie musi być rozbudowany, ale musi być spójny i powtarzalny. Oto szkielet na jedną stronę:

1. Ogłoszenie i sourcing (2–3 kanały, w tym własne sieci i polecenia, ale bez „po znajomości”: każdy przechodzi ten sam proces).
2. Sitko 15-minutowe (telefon/online): 4 pytania o misję roli, oczekiwania finansowe, dyspozycyjność, prawo do pracy (zadbaj o legalne minimum).
3. Krótki test pracy (work sample): zadanie maksymalnie 60–90 minut, odwzorowujące realną pracę (np. napisz follow-up do leada X; przygotuj plan sprintu z backlogu; zaproponuj strukturę artykułu na bloga).
4. Wywiad ustrukturyzowany (45–60 min): te same pytania dla wszystkich, z wcześniej ustaloną skalą ocen i krótką kartą punktacji.
5. Rozmowa o dopasowaniu wartości (30 min): Ty + przyszły współpracownik kandydata; bez „chemii”, za to z przykładami zachowań.
6. Referencje (2 rozmowy): poprzedni przełożony lub klient oraz rówieśnik z zespołu. Konkret: co robił najlepiej, nad czym pracować, czy zatrudniliby ponownie.
7. Oferta z jasnym planem 30/60/90 dni i warunkami sukcesu.

Ten szkielet zabezpiecza trzy rzeczy: (1) mierzalny wynik (zadanie), (2) uczciwość (wszyscy mają te same pytania i kryteria), (3) kulturę (rozmowa o wartościach na przykładach). Nie potrzebujesz do tego HR-techu — wystarczy dyscyplina i dokument tekstowy.

Próbka pracy zamiast opowieści o pracy

Największym błędem mikrofirm jest rekrutowanie na podstawie wrażeń z rozmowy. Sympatia i „flow” potrafią oślepić. Próbka pracy (work sample) sprowadza rozmowę na ziemię: kandydat robi kawałek tego, co będzie robił u Ciebie. Jeśli szukasz sprzedawcy — niech napisze 3 maile do leadów (dostaje kontekst i zasady RODO). Jeśli szukasz PM-a — niech ułoży 2-tygodniowy plan i ryzyka dla konkretnego zadania. Jeśli marketingu — niech przygotuje szkic kampanii z hipotezami i metrykami. Oceniaj efekt według prostej karty: klarowność, adekwatność, jakość, samodzielność, komunikacja. To narzędzie lepiej przewiduje przyszłe wyniki niż „luźna rozmowa o doświadczeniu”, a jednocześnie jest fair — bo każdy dostaje te same warunki.

Wywiad ustrukturyzowany: mniej wrażeń, więcej danych

Drugi filar to wywiad ustrukturyzowany: z góry ustalony zestaw pytań, zadawany wszystkim kandydatom w tej samej kolejności, z punktacją według skali behawioralnej (np. 1–5: od „nie odpowiada” do „ponadprzeciętnie, z przykładem i danymi”). Pytania buduj w logice STAR (sytuacja–zadanie–akcja–rezultat), skupiając się na konkretnych zachowaniach. Przykłady:

• „Opowiedz o sytuacji, gdy pipeline sprzedażowy Ci się zawalił. Co zrobiłeś, by go odbudować w 2 tygodnie?”
• „Masz konflikt priorytetów dwóch klientów. Jak ustaliłeś kolejność, jak zakomunikowałeś opóźnienie, jaki był efekt?”
• „Pokaż konkretną metrykę, którą poprawiłeś w ostatnim kwartale. Jak to zrobiłeś?”

Po rozmowie nie pytaj „czy nam się podoba?”, tylko spisz ocenę w punktach i krótkie uzasadnienie. Taki minimalny rygor zabiera magię „intuicji”, ale oddaje Ci sprawiedliwość i powtarzalność.

Polecenia? Tak — ale przez drzwi frontowe

Polecenia są złotem w małych firmach, pod warunkiem, że nie skracają procesu. Ktoś poleca? Świetnie — dodaj kandydata do puli. Ale: dostaje te same pytania, to samo zadanie i tę samą ocenę. Inaczej budujesz kulturę „swoich”, a nie „najlepszych do misji”. To Twoja pierwsza linia obrony przed kumoterstwem i rozczarowaniem zespołu.

Dopasowanie wartości: zero „chemii”, sto procent przykładów

„Czy czujemy chemię?” — to pytanie zabija różnorodność, a ratuje ego. Rozmowę o kulturze oprzyj na wartościach opisanych zachowaniami. Przykład: „mówimy wcześniej niż później” — opisz kandydata konkretami: czy proaktywnie sygnalizuje ryzyko? „Lecimy na liczbach” — czy nawykowo podpiera wnioski danymi? „Bez dumy właścicielskiej” — czy bierze na siebie „nie moje” zadania, gdy pali się projekt? Pytaj o epizody, nie deklaracje. Wartości bez zachowań są plakatem. Zachowania bez wartości — chaosem.

Referencje: dwa telefony, które oszczędzą Ci miesięcy

Świat poszedł w maile i ankiety, ale w mikrofirmie najlepiej działa krótka rozmowa. Zadzwoń do byłego przełożonego lub klienta oraz do rówieśnika z zespołu. Zadaj te same 6 pytań: zakres odpowiedzialności, top 3 atuty, obszar do rozwoju, przykład trudnej sytuacji i reakcji, sposób pracy z innymi, „czy zatrudnił(a)byś ponownie?”. Nie pytaj o życie prywatne, nie sprawdzaj rzeczy prawnie wrażliwych — trzymaj się profesji. Dwa konkretne telefony potrafią zdjąć różowe okulary albo rozwiać nieuzasadnione obawy.

Oferta i plan 30/60/90: konkret zamiast obietnic

Oferta to nie tylko kwota. To także plan pierwszych 90 dni, z trzema kamieniami milowymi i miernikami sukcesu. Np. dla sprzedawcy: (30) poznanie ICP i skrypty, 60 rozmów; (60) 12 demówek/tyg., 2 zamknięcia; (90) pierwsze 5 klientów własnych, udział w definicji nowego segmentu. Dla PM-a: (30) przejęte ceremonie, jeden sprint bez opóźnień; (60) wdrożony system priorytetyzacji; (90) skrócenie lead time o 20%. Plan zabiera mgłę i pozwala obu stronom sprawiedliwie ocenić start. To też antydług kulturowy: kiedy wszyscy wiedzą, co jest „wygraną”, mniej jest rozczarowań i niedopowiedzeń.

Jak nie spalić kultury: trzy reguły założyciela

1. Rekrutuj powoli, rozstawaj się szybko i godnie. W mikrofirmie zła decyzja kadrowa boli podwójnie. Lepiej odpuścić jednego „prawie dobrego”, niż wciągnąć do zespołu kogoś, kto rozsadza rytm i wartości.
2. Upraszczaj role, zanim je mnożysz. Pierwsze trzy osoby powinny mieć mocny trzon odpowiedzialności i wyraźny overlap kompetencji (dla zastępstw). Nie buduj dworu tytułów. Buduj zespół, który umie zamknąć pętlę wartości dla klienta.
3. Pisz krótkie zasady, a nie mity. „Jak pracujemy?” spisz na jednej stronie: godziny kontaktu, kanały komunikacji, definicja „done”, urlopy, feedback. Powieś to obok zadań w narzędziu, nie chowaj w regulaminie.

Gdzie szukać kandydatów bez marnowania czasu

Na start wystarczą trzy źródła: (1) Twoja sieć i społeczność produktu (newsletter, LinkedIn, grupy branżowe), (2) wyspecjalizowane jobboardy niszowe, (3) alumni kursów lub bootcampów z portfolio. Z każdego źródła podawaj taką samą ścieżkę aplikacji (formularz/ankieta + zadanie). Unikniesz chaosu i „zaginionych DM-ów”. Nie gonisz „idealnych CV” — gonisz misję roli. To zmienia dynamikę.

Małe błędy, które kosztują duże miesiące

• „Chemia” zamiast kryteriów — sympatia to bonus, nie predyktor wyników.
• Zadania „domowe” na 6 godzin — wykluczają wartościowych kandydatów, którzy już pracują; trzymaj się 60–90 minut i zapłać za dłuższe case’y.
• Oferta bez planu — po 6 tygodniach nikt nie wie, czy „idzie”, czy „stoi”.
• Brak referencji — to 30 minut, które czasem oszczędza 3 miesiące.
• „U nas każdy robi wszystko” — brzmi startupowo, a oznacza brak odpowiedzialności. Jasny trzon roli to tlen w małej ekipie.

Onboarding: pierwszy tydzień decyduje o pół roku

„Usiądź i zapytaj, jakby co” — to nie onboarding. Zrób listę kontrolną na 5 dni: dostęp do narzędzi, krótkie wideo o produkcie, demo z założycielem, zestaw „jak robimy X” (gotowe szablony), cienie pracy u dwóch osób, pierwsze małe zwycięstwo (task do zamknięcia w 48 h). Na koniec tygodnia — 30-min feedback w obie strony. To spina motywację i skraca czas „rozkręcania się”.

Jak ułożyć wynagrodzenie na start

W mikrofirmie wynagrodzenia często są prostą mieszanką: bezpieczna podstawa + premia za wynik bliski produktowi + ewentualny minipakiet udziałowy lub premia roczna zależna od progu rentowności. Lepiej dać mniejszą podstawę i przejrzystą premię, niż większą podstawę i mglisty „bonus uznaniowy”. Ludzie akceptują mniejsze kwoty, jeśli wiedzą, co zmienia ich wypłatę i mają na to wpływ.

Dlaczego to działa właśnie w mikrofirmie

Duże organizacje mają procesy i sztaby ludzi, ale też bezwład. Ty masz przewagę: krótki obieg decyzji, bliskość klienta, możliwość błyskawicznej korekty. Strukturalny wywiad i próba pracy nie są „korporacyjne”. To po prostu najkrótsza droga do sprawiedliwej i trafnej decyzji. Dobrze przygotowane pierwsze trzy zatrudnienia ustawią kulturę na lata: minimalizm procesów, jasność ról, szacunek do faktów, a nie do wrażeń. To jest Twoja „architektura kultury”.

Gotowe do użycia: mini-zestaw startowy

Na koniec dostajesz szybki pakiet, który możesz wkleić do swojej dokumentacji:

• Misja roli (1 zdanie): „[Stanowisko] ma w 90 dni doprowadzić do [konkretny rezultat] mierzonego [metryka]”.
• Work sample: jedno realne zadanie na 60–90 minut + karta ocen (klarowność, adekwatność, jakość, samodzielność, komunikacja — skala 1–5).
• Pytania do wywiadu ustrukturyzowanego: 6 pytań STAR związanych z misją roli + skala opisowa.
• Szablon referencji: 6 pytań o odpowiedzialność, atuty, „czy zatrudniłbyś ponownie?”, przykład trudnej sytuacji, współpraca z innymi, obszar do rozwoju.
• Plan 30/60/90: 3 kamienie milowe + 3 mierniki + spotkania tygodniowe 20 min.

Puenta

Pierwsze trzy zatrudnienia to nie „papierologia bez HR”, tylko fundament firmy: ludzie, którzy wejdą pierwsi, staną się później Twoją kulturą w działaniu. Zatrudniaj zgodnie z misją roli, pokazuj realną pracę, pytaj o konkretne zachowania, sprawdzaj referencje i dawaj jasny plan na start. To mniej romantyczne niż „szukać gwiazd”, ale bezpieczniejsze i skuteczniejsze. A mikrofirmy — właśnie dzięki prostym, mądrze uporządkowanym praktykom — potrafią wygrywać z większymi nie liczbą osób, lecz jakością decyzji.

Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl,  CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.

Źródła

• https://hbr.org/2019/05/your-approach-to-hiring-is-all-wrong — Harvard Business Review (Peter Cappelli): krytyka intuicyjnych i zautomatyzowanych rekrutacji; nacisk na dopasowanie metody do pracy i organizacji.
• https://www.apa.org/ed/accreditation/personnel-selection-procedures.pdf — SIOP/APA: „Principles for the Validation and Use of Personnel Selection Procedures” — standardy walidacji metod doboru (wywiady ustrukturyzowane, próby pracy, testy).
• https://homepages.se.edu/cvonbergen/files/2013/01/A-Meta-Analysis-of-Work-Sample-Test-Validity.pdf — Roth, Bobko, McFarland (2005): meta-analiza trafności work sample w przewidywaniu wyników pracy.
• https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/how-to-get-great-results-checking-candidate-references — SHRM: jak efektywnie prowadzić rozmowy referencyjne w praktyce MŚP.
• https://www.wired.com/2015/04/hire-like-google — Wired (Laszlo Bock): popularnonaukowe omówienie badań o przewadze wywiadów ustrukturyzowanych i zadań próbnych nad rozmową „na wyczucie”.
• https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC9553626/ — Przegląd praktyk ograniczania stronniczości w rozmowach kwalifikacyjnych; rola struktury i skal ocen.