Jak zorganizować konferencje? Wybór najlepszego miejsca

Marta Szydełko
24.07.2018

Jeśli zdecydowaliśmy się zorganizować konferencję, powinniśmy zacząć planowanie co najmniej sześć miesięcy przed ostateczną datą. W przypadku większych konferencji, planowanie możemy rozpocząć nawet rok wcześniej. Organizowanie konferencji jest trudnym przedsięwzięciem, ale nie jesteśmy pierwsi, którzy muszą się z tym zmierzyć. Powinniśmy wykonać kilka konkretnych kroków.

Temat konferencji

Każda wielka konferencja wymaga wybrania tematu. Najlepsze tematy są chwytliwe, powiązane i wywołują reakcję emocjonalną. Centrum konferencyjne Golden Floor w Warszawie oferuje szeroki wybór sal. Jeśli chcemy, by konferencja inspirowała i stymulowała rozmówców, musimy wybrać motyw. Temat jest czymś więcej niż zwykłym hasłem dla wszystkich uczestników. Będzie również kierować marką i promocją, hashtagami w mediach społecznościowych, drukowaniem plakatów, broszur i materiałów. To również ważny aspekt, jeśli interesuje nas profesjonalny wynajem sal szkoleniowych w Warszawie.

Zespół współpracowników

Prawie na pewno nie zorganizujemy sami konferencji. Dlatego warto znaleźć dedykowany zespół pracowników, który przejmie odpowiedzialność za różne aspekty planowania, negocjacji i promocji. Jeśli nasza konferencja odbędzie się w stolicy, powinniśmy poszukać także firmy, która oferuje wynajem sal konferencyjnych w Warszawie.  Nasz podstawowy zespół prawdopodobnie będzie obejmował:

  • zespół planowania: konferencji, zakwaterowanie, aktywności, catering, zastanowi się, w którym miejscu wynajem sal szkoleniowych będzie najlepszy, przejrzy ofertę różnych firm, m.in. Golden Floor,
  • zespół administracyjny: budżetowanie, rejestracja uczestników, sprzedaż biletów, to główny punkt kontaktowy w przypadku pytań, związanych z konferencją,
  • zespół marketingowy: kontaktowanie się z mediami, tworzenie materiałów promocyjnych, zarządzanie stroną internetową, blogiem i działania w mediach społecznościowych,
  • zespół ds sponsoringu: odpowiedzialny za pozyskiwanie sponsorów, ubieganie się o granty i pozyskiwanie funduszy (konferencje, opierające się na zewnętrznych źródłach finansowania),
  • wolontariusze: pomoc w wykonywaniu wszystkich czynności na miejscu w dniu konferencji, przywitanie gości, skanowanie biletów, śledzenie listy gości, obsługa garderoby, prowadzenie gości do sali.

Naszym głównym zadaniem będzie koordynacja zespołu, ustalanie priorytetów i delegowanie zadań.

Rezerwacja miejsca

Po poznaniu daty możemy szukać dostępnych miejsc, które będą odpowiadać naszym wymaganiom. Sale szkoleniowe powinny spełniać jak najlepiej nasze potrzeby, dlatego warto wziąć pod uwagę kilka kwestii.

  • Rozmiar - rezerwacja zbyt małego miejsca jest oczywiście złym pomysłem. Wtedy goście będą wtedy stłoczeni. Jednak wybór zbyt dużej sali również jest niewskazany. Nie tylko zaszkodzi naszemu portfelowi, ale również sprawi, że konferencja wyda się mało atrakcyjna.
  • Lokalizacja - jeśli rozważamy, które sale konferencyjne są najlepsze, pomyślmy o nieco bardziej zacisznej lokalizacji, aby goście mogli się skupić na konferencji.
  • Atmosfera - klimat miejsca ma pasować do grupy ma pasować do grupy docelowej i tematu.
  • Wyposażenie - centrum szkoleniowe w Warszawie oferuje odpowiedni układ i styl dla potrzeb klientów. Ma też niezbędne udogodnienia.
  • Zakwaterowanie - sprawdźmy, czy obiekt zapewnia zakwaterowanie lub czy w pobliżu są hotele. 
  • Catering - czy centrum współpracuje z jakąś firmą cateringową lub oferuje możliwość wynajęcia zewnętrznej firmy. Jeśli nie, czy w pobliżu znajdują się jakieś atrakcyjne restauracje i kawiarnie.
  • Transport - sprawdźmy, czy łatwo będzie podróżować uczestnikom konferencji na miejsce dzięki środkom transportu publicznego. Czy jest wystarczająco dużo miejsc parkingowych dla tych, którzy przyjadą samochodami.
  • Aspekty techniczne - czy na miejscu znajduje się odpowiedni sprzęt IT, audio i video. Pamiętajmy bowiem, że będziemy potrzebowali ekranów projekcyjnych, mikrofonów, wielu miejsc do ładowania komórek dla uczestników i oczywiście stałego dostępu Wi-Fi.

GoldenFloor - najlepszy wybór na organizację konferencji lub szkolenia w Warszawie

Jeśli chcemy zorganizować konferencję i nie mamy jeszcze pomysłu, gdzie to zrobić, zastanówmy się nad ofertą Golden Floor. Każda z sal została wyposażona tu w ekran, projektor, ultraszybki Internet i flipchart. Oferuje szeroki wybór  w zakresie ustawień. Ceny są bardzo atrakcyjne.
 

Centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor Tower

ul. Chłodna 51, Warszawa – 32 piętro

https://www.goldenfloor.pl/centrum/golden-floor-tower/

 

Centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor Plaza

al. Jerozolimskie 123A, Warszawa – 26 piętro

https://www.goldenfloor.pl/centrum/golden-floor-plaza/

 

Centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor Airport

ul. Komitetu Obrony Robotników 45B, Warszawa – parter

https://www.goldenfloor.pl/centrum/golden-floor-airport/

Informacja prasowa

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Polecane

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Dyskusja

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.