Czy warto wdrożyć oprogramowanie spedycyjne w swojej firmie?

Cyfrowy zarządca

Drugą metodą jest sięgnięcie po dedykowane oprogramowanie. Oczywiście nie pierwsze lepsze. Wiele rzeczy można zrobić choćby na poziomie arkuszy kalkulacyjnych, jednak im większa skala działań firmy, tym mniejsza byłaby czytelność tak podstawowych rozwiązań. Z tego właśnie powodu powstały aplikacje do obsługi logistyki w firmie, czasem dość proste, czasem zaawansowane. Zastanówmy się więc dlaczego warto po nie sięgnąć.

Te najlepsze wyróżniają się nie tylko dostosowaniem do specyfiki branży transportowej, ale i odpowiednio zaprojektowanym interfejsem. Odpowiednio, a więc w taki sposób, by znalezienie danych było możliwie proste, a nauka obsługi programu nie wymagała długich szkoleń.

Wiedz co się dzieje

Zrobiony z głową program dla transportu ma jedną zasadniczą zaletę, której brak arkuszom. Pozwala błyskawicznie zorientować się w stanie swojej floty pojazdów, ich lokalizacji (nowe wersje oprogramowania często potrafią integrować się z systemami nadzoru GPS), obłożeniu i realnej możliwości obsługi nowych zleceń. W oczywisty sposób przekłada się to na niesamowitą oszczędność czasu.

Wprowadzenie danych pojazdów do tego typu systemu pozwala też na sprawniejsze nimi zarządzanie. Nie dość, że łatwiej przekierowywać związane z nimi zlecenia, to na dodatek rozliczenie ich pracy jest dużo prostsze – a to będzie cenne w przypadku optymalizowania kosztów. Łatwo też będzie wychwycić problem z ewentualnym pokryciem się dwóch zleceń dla jednego pojazdu – na przykład gdy z jakiegoś powodu nie udało się jeszcze zakończyć poprzedniego, a powinno się już rozpocząć kolejne. Nie wnikając w przyczyny tego stanu rzeczy (te mogą być różne, chociażby korek na drodze), łatwy monitoring pojazdów pomoże w takich sytuacjach wysłać na czas pojazd zastępczy.

Program dla transportu ma też jeszcze jedną ważną właściwość, a mianowicie ułatwia nadzór kwestii formalnych związanych z flotą transportową. Chociażby pod kątem przypomnień o przeglądach technicznych, terminach ubezpieczeń itp.

Łatwy przekaz informacji

Część spośród programów dla spedycji jest zintegrowana z wewnętrznymi lub zewnętrznymi systemami komunikacyjnymi. Co to oznacza w praktyce? Między innymi możliwość automatycznego generowania e-maili z raportami o rozpoczęciu lub zakończeniu zlecenia, ale nie tylko. Nowsze programy dla transportu mają też możliwość podłączania się pod systemy automatycznego wysyłania SMSów ze statusem wykonywanych zleceń. Rzecz prosta, a cieszy, zwłaszcza, że funkcję tą z powodzeniem można wykorzystać w kontaktach ze zleceniodawcami. Z jednej strony klienci będą zadowoleni z obsługi, z drugiej firma wyeliminuje przynajmniej część telefonów z zapytaniami co z zamówionym transportem.

Przesyłanie informacji to jedno, niemniej jeśli program dla transportu działa na zasadzie zdalnego dostępu do umieszczonej na serwerze bazy danych, osoba zarządzająca logistyką w firmie zyskuje naprawdę dobre narzędzie. Taki zdalny dostęp pozwala na kontrolę wszystkich informacji i generowanych raportów z praktycznie dowolnego miejsca. Co więcej, jeśli projektanci interfejsu uwzględnili jego responsywność (a więc dopasowywanie się do ekranów o różnej powierzchni), również z różnych urządzeń. Inaczej mówiąc można pracować nawet w trakcie podróży służbowych, łącząc się chociażby z pociągu.

Nowoczesne oprogramowanie spedycyjne dostarcza firma ETRANSIT.EU.