W dobrze prosperującym biznesie wykorzystującym rozwiązania logistyczne w końcu przyjdzie moment, gdy obecna przestrzeń magazynowa przestanie wystarczać. Magazyn jest za mały, a to wpływa na obniżenie wydajności pracy i coraz częściej powtarzające się opóźnienia w dostawach. Zapada więc jedyna słuszna decyzja – przenosimy się do nowego, większego magazynu. Łatwo powiedzieć, ale trudniej zrealizować. Na co należy zwrócić uwagę wybierając i wyposażając magazyn dla firmy? Oto 5 kluczowych spraw.
- Położenie i wielkość magazynu – mało która firma decyduje się na budowę własnego magazynu, bo są to ogromne koszty, a podaż powierzchni na wynajem jest – przynajmniej w okolicach aglomeracji miejskich – wystarczająca. Trzeba więc poszukać już istniejącego magazynu i albo go wynająć, albo wynegocjować zakup. Wybierając magazyn koniecznie trzeba zwrócić uwagę na okoliczną infrastrukturę, czyli drogi dojazdowe i perspektywę ich rozbudowy. Magazyn w szczerym polu to wygoda z punktu widzenia braku konfliktów z okolicznymi mieszkańcami czy innymi firmami, ale problem dla dostawców. Jeśli natomiast chodzi o wielkość magazynu, to wszystko tak naprawdę zależy od potrzeb i możliwości finansowych firmy. Generalnie jednak lepiej jest wybrać magazyn odrobinę za duży niż za mały – same przenosiny przecież generują potężne koszty.
- Wyposażenie – idealnie będzie znaleźć magazyn, który jest wyposażony we wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia naszego biznesu. Rzadko jednak się to udaje i z reguły trzeba będzie taką powierzchnię odpowiednio zaaranżować. Zwracamy wówczas uwagę na takie szczegóły, jak chociażby liczba gniazd komputerowych i ich rozmieszczenie, wysokość sufitu niezbędna do ustawienia odpowiednich regałów, ciągi komunikacyjne, oświetlenie naturalne. Warto od razu zaprosić na oględziny dostawcę sprzętu, szczególnie regałów, który określi techniczne możliwości adaptacji powierzchni i zwróci uwagę na ewentualne problemy.
- BHP – bardzo ważna kwestia, o której nie wolno zapomnieć. Przepisy BHP są bezwzględne i jeśli magazyn nie jest dostosowany do wymagań naszego biznesu, to po prostu musi zostać skreślony z listy. Ocenę BHP warto zlecić specjaliście zatrudnionemu w firmie lub zewnętrznemu konsultantowi.
- Warunki najmu – zawsze podlegają negocjacjom, ale zanim do nich przystąpimy warto mieć w rękawie kilka asów i np. zwrócić wynajmującemu czy sprzedającemu uwagę, że nasza firma będzie musiała ponieść konkretne wydatki na dostosowanie powierzchni magazynowej do swoich potrzeb. Duży nacisk kładźmy też na okres wynajmu – im jest on dłuższy, tym oczywiście lepiej.
- Możliwość adaptacji – wszystkie szczegóły muszą znaleźć się w umowie, aby wynajmujący nie miał później uzasadnionych pretensji, że np. wymalowaliśmy linie w ciągach komunikacyjnych czy zlikwidowaliśmy świetlik, bo przeszkadzał w ustawieniu regału. Czasami nawet bardzo atrakcyjny magazyn wymaga wprowadzenia tak istotnych zmian, że jego wynajem czy zakup po prostu nie będzie się firmie opłacać.
Oczywiście trudno będzie znaleźć magazyn idealny i w niektórych kwestiach trzeba będzie pójść na kompromisy. Z decyzją nie należy się jednak absolutnie spieszyć, warto ją przemyśleć kilkakrotnie, aby zminimalizować ryzyko wynajęcia magazynu, który nie odpowiada potrzebom firmy.
