Efektywne zarządzanie urlopami w firmie

Magdalena Siwko
07.07.2017

Urlopy są lubiane i wyczekiwane przez wszystkich pracowników. Pozwalają im się nieco zrelaksować i nabrać sił. Często jednak mocno dezorganizują pracę całej firmy i wprowadzają niepotrzebne zamieszanie. Wyjątkowo uciążliwe może się to okazać w firmach średnich i dużych, w których pracownicy są rozproszeni na dużym obszarze.

Wzorowa organizacja

Dzięki prostemu rozwiązaniu jakim jest elektroniczny system zarządzania urlopami, każda osoba zatrudniona w firmie zawsze wie kto, kiedy i przez jaki czas przebywa na urlopie. Każdy zaakceptowany przez upoważnione osoby urlop jest automatycznie dodawany do ogólnodostępnego terminarza, dzięki czemu można uniknąć wielu niewygodnych i problematycznych sytuacji.

Jak działa elektroniczny system zarządzania urlopami?

Zarządzanie urlopami przebiega w wyjątkowo prosty i intuicyjny sposób. Umożliwia wprowadzanie przez wszystkich pracowników firmy wniosków urlopowych w postaci dokumentów elektronicznych. Pracownicy mają możliwość logowania się na indywidualny profil, w którym widać zestawienie przysługujących i wykorzystanych dni urlopowych.

Najważniejsze funkcje:

  • planowanie urlopów - określenie rodzaj urlopu, wprowadzenie daty oraz można wskazanie osoby, która będzie pełnić funkcje jego zastępcy.
  • zarządzanie urlopami - w systemie elektronicznym wygenerowane wnioski są automatycznie wysyłane do akceptacji przełożonych. System sam informuje odpowiednie osoby o konieczności akceptacji wysyłając potwierdzenie na e-mail.
  • sporządzanie i prezentacja grafiku urlopowego – pracownicy zatrudnieni w firmie wiedzą na bieżąco o nieobecnościach swoich współpracowników, co ułatwia im zaplanowanie własnego urlopu.
  • rozliczanie nieobecności i/lub eksport zebranych informacji do systemów zewnętrznych – sprawna integracja systemów.

Korzyści wynikające z elektronicznego systemu zarządzania urlopami:

  1. Przejrzystość i łatwość pracy – System umożliwia wszystkim pracownikom monitoring bieżących i zaplanowanych urlopów. Dzięki temu pozwala szybko i sprawnie planować zadania w poszczególnych działach.
  2. Bezpieczeństwo – Procedury związane z staraniem się o urlop wypoczynkowy odbywają się jedynie droga elektroniczną. Wszystkie dokumenty zostają wczytane do systemu, a zwierzchnikowi pozostaje zaledwie jedno kliknięcie.
  3. Oszczędność i ochrona środowiska – System minimalizuje koszty i czas związany z wydrukiem materiałów biurowych.

Artykuł partnera serwisu.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Polecane

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Dyskusja

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.