Efektywność pracowników danej organizacji w dużym stopniu przyczynia się do osiągnięcia przez nią sukcesu, przewagi konkurencyjnej czy wysokich korzyści finansowych. Z uwagi na szybko zachodzące zmiany w mikro i makrootoczeniu organizacji, w znacznym stopniu przywiązuje się wagę do pozyskiwania informacji, a także do zarządzania nimi i do ich dalszego rozpowszechniania. Tymczasem ilość danych, z którymi mamy do czynienia na co dzień potrafi przytłoczyć nawet najbardziej sprawnego selekcjonera. Dobrym rozwiązaniem w takim przypadku jest użycie portali korporacyjnych i systemów ERM [Employee Relationships Management]. Oferują one wybrane informacje, które są istotne dla pracowników, gdyż są dostosowane do roli, jaką pełni pracownik w organizacji. Poprzez elastyczne mechanizmy personalizacji, oraz zaawansowane techniki zarządzania i wyszukiwania informacji, może powstać optymalne środowisko pracy.
Portal korporacyjny – to platforma wewnętrznego środowiska organizacji, która umożliwia dynamiczną generację stron www i automatyczne wypełnianie ich treścią. Definicja SAP [Kujawa 2002]: „portal korporacyjny to kompletne rozwiązanie korporacyjne umożliwiające użytkownikom spersonalizowany i wygodny dostęp do wszystkiego, czego potrzebują, w dowolnym czasie i miejscu, w bezpieczny sposób, poprzez Internet, służące realizacji ich zadań.” Portal ten po pierwsze definiuje zasady dostępu do zasobów wiedzy, dokumentacji czy zasobów firmowych w zależności od profilu użytkownika. Po drugie – publikuje i uaktualnia dane dzięki specjalnym narzędziom, które są szybkie i wygodne w eksploatacji, zarówno w środowisku wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Po trzecie - posiada narzędzia do rozwoju struktury, dzięki czemu umożliwia łączenie wcześniejszych aplikacji biznesowych wykorzystywanych w firmie.
Dziś nie wystarcza już Intranet, który wtórnie przekazuje informacje w stosunku do Internetu i często dostarcza dane już zdezaktualizowane. Również masa danych firmowych chaotycznie ulokowanych na różnych serwerach poszczególnych departamentów wymaga uporządkowania dostępu do nich oraz uproszczenia i ujednolicenia administracji systemami intranetowymi. Pomysł portalu korporacyjnego jest nie do przecenienia – na nim skupia się codzienna aktywność pracowników – mogą być wymieniane dane, przekazywane analizy, prowadzone dyskusje dotyczące nowych pomysłów. Portal taki jest szczególnie przydatnym narzędziem dla wspólnot praktyków.
Portal korporacyjny znajduje zastosowanie we wspomaganiu dużych i średnich przedsiębiorstw – w szczególności przy wymianie dokumentów i informacji wewnątrz firmy (workflow), tworzeniu kanałów komunikacji elektronicznej z partnerami, klientami i dostawcami firmy, oraz przy budowaniu serwisów tematycznych, które gromadzą specjalistyczne informacje dla określonego profilu użytkowników. Jednym słowem zasada jego działania jest prosta – każdy pracownik ma dostęp do potrzebnych mu informacji, które są akuratne i adekwatne do obszaru jego działań, niewykraczających poza jego obowiązki i kompetencje. Na poniższej Ryc. 1 została przedstawiona ewolucja portali korporacyjnych, które zmierzają do tego, by zaspokajać indywidualne potrzeby pracowników.
Systemy ERM – jako rozszerzenie systemów CRM [Customer Relationship Management], czy ich odmiana, wykorzystują portale korporacyjne do przekazywania informacji. Według Tomasza Jakubowskiego [Jakubowski 2004] system ERM spełnia bardzo ważne cele – przede wszystkim udostępnia nowe kanały komunikacyjne tj. współdzielone katalogi, filtry wiadomości, pocztę dostępną przez przeglądarkę, kalendarz, listy i fora dyskusyjne dotyczące różnych tematów. To sprawia, że komunikacja wewnątrz organizacji jest płynna, zwiększa się produktywność i kreatywność pracowników, a kultura korporacyjna jest wzmocniona. To – podobnie jak wspólnoty praktyków - prowadzi do zmniejszenia zwolnień i odchodzenia wartościowych pracowników, czyli zmniejsza koszty zatrudnienia i przeszkolenia nowych pracowników, gdyż poczucie lojalności i oddania jest wyższe.
Systemy ERM ułatwiają zarządzanie przepływem pracy i projektami – poprzez umożliwienie dyskusji nad nimi i kierowanie pracą przy ich realizacji. Ułatwiają zarządzanie zasobami ludzkimi, szkoleniami (zwalniają dział HR z niepotrzebnych zajęć), oraz zasobami materiałowymi. Pozwalają by pracownicy stali się bardziej kompetentni przez dostarczanie im odpowiednich informacji – np. prasówki w wybranym zakresie – albo doświadczeń różnych pracowników w kontaktach z klientami, przez co łatwiej jest nowym osobom odpowiadać na ich problemy, jak również przyswoić ofertę firmową o oferowanych produktach danej organizacji. ERM służy także odpowiedniemu wynagradzaniu pracowników, planowaniu jego kariery poprzez jego deklarację dotyczącą udziału w poszczególnych projektach korzystnych dla firmy i służących rozwojowi pracownika. Programy pracownicze przedstawiono na Ryc. 2.
Jeśli system ERM jest dobrze zbudowany na zasadzie portalu korporacyjnego, może pomóc pracownikom skupić się na najistotniejszych problemach, w odróżnieniu od rozpraszania uwagi na rzeczy nieistotne. Przy szacowaniu kosztów powstania takiego rozwiązania należy brać pod uwagę następujące czynniki: zakres funkcjonalnego rozwiązania, zakres agregacji zawartości z wielu rozproszonych źródeł, wymagania integracyjne i wymagania, co do wydajności infrastruktury. Dobry system ERM powinien łączyć: Business Intelligence, Knowledge Management i Workflow, co jednak bywa rzadkością, choć coraz więcej aplikacji próbuje odpowiadać na potrzeby organizacji XXI wieku.
Zofia Łapniewska
artykuł udostępniony na : Tekst prawny pełnej licencji: http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/pl/legalcode
Literatura
Jakubowski T. (2004), Systemy „dla pracowników”, Gazeta IT nr 9 (28), 8.X.
Kujawa K. (2002), Koncepcja portali korporacyjnych, mySAP Enterprise Portal, środowisko pracy XXI wieku, AMG.net.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
