Wdrożenie systemu do zarządzania umowami to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji firmy. Na jakie usprawnienia mogą jednak liczyć przedsiębiorstwa, które zdecydują się na implementację nowoczesnego oprogramowania? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym artykule.
Rosnące oczekiwania rynku sprawiają, że coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw musi szukać sposobów na zwiększenie swojej efektywności. W takiej sytuacji organizacje powinny więc rozważyć podjęcie działań, które umożliwią im zoptymalizowanie najważniejszych procesów biznesowych.
W jaki sposób można to zrobić?
Jednym ze sprawdzonych rozwiązań jest wdrożenie nowoczesnego oprogramowania dla firm.
Postępująca cyfryzacja przedsiębiorstw już od dłuższego czasu jest zjawiskiem, które można zaobserwować nie tylko wśród wielkich międzynarodowych korporacji, ale także wśród polskich średnich i dużych firm. Chcące zyskać przewagę konkurencyjną organizacje wdrażają systemy pozwalające między innymi na digitalizację obiegu różnego rodzaju wniosków, korespondencji czy też faktur. Rozwiązania te bez wątpienia przyczyniają się do osiągnięcia świetnych efektów. Aby jeszcze bardziej zoptymalizować kluczowe procesy, warto jednak rozważyć także podjęcie działań, które będą pozwalały na sprawniejsze zarządzanie umowami.
Zarządzanie umowami to proces, którego odpowiedni przebieg jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Jego nieefektywna organizacja może bowiem doprowadzić do tego, że pracownicy będą marnowali wiele godzin na tworzenie, organizowanie czy opiniowanie umów. Mnóstwo czasu może być także niepotrzebnie tracone na wyszukiwanie konkretnych dokumentów w celu odnalezienia terminów czy warunków współpracy. Z problemem tym zmagają się szczególnie średnie i duże przedsiębiorstwa, które tworzą i przechowują wiele różnych umów.
Firmy, którym zależy na zwiększeniu efektywności, powinny więc zaimplementować rozwiązania chroniące je przed problemami organizacyjnymi związanymi z zarządzaniem umowami. Na jakie więc kroki mogą zdecydować się współczesne przedsiębiorstwa?
Choć obecnie działające organizacje muszą zmagać się z licznymi wyzwaniami takimi jak konieczność zwiększania efektywności zarządzania umowami, to nie możemy zapominać o tym, że mają one również dostęp do wielu narzędzi, które mogą pomóc w podniesieniu efektywności do nieosiągalnych wcześniej poziomów.
Wiele przedsiębiorstw interesuje się obecnie cyfryzacją i wdraża systemy pozwalające między innymi na implementację elektronicznego obiegu dokumentów. Zgodnie z danymi z raportu TechSling, w sektorze finansowym kroki w kierunku transformacji cyfrowej podjęło już prawie 97% firm. Jak pokazują liczne przykłady, organizacjom, które digitalizują i automatyzują procesy udaje się zyskać znaczną przewagę nad konkurencją, która do tej pory nie zdecydowała się na zmiany.
Co zatem mogą zrobić przedsiębiorstwa, które chcą osiągnąć konkurencyjną efektywność najważniejszych procesów? Kluczowe okażą się tu z pewnością specjalistyczne narzędzia, które pozwolą na cyfryzację nie tylko obiegu dokumentów, ale również procesu zarządzania umowami. Narzędziami takimi są innowacyjne programy dla firm, w tym między innymi system LOGITO.
Optymalizacja procesu zarządzania umowami będąca skutkiem wdrożenia nowoczesnego systemu dla firm wynika z możliwości usprawnienia wielu różnych zadań. Aby mieć świadomość, jak wiele możemy zyskać dzięki implementacji takiego oprogramowania, warto przyjrzeć się jego najważniejszym funkcjonalnościom. Jakie obszary może więc zoptymalizować dobry system do zarządzania umowami?
Jedną z podstawowych i niezwykle ważnych czynności usprawnianych przez profesjonalne oprogramowanie jest tworzenie umów i aneksów do umów. Dobre systemy zapewniają w tym obszarze wiele udogodnień. Platforma LOGITO umożliwia na przykład między innymi tworzenie szablonów z funkcją autouzupełniania.
Wiele umów zawiera te same informacje, a ich każdorazowe ręczne uzupełnianie to czasochłonny proces, który stwarza także pewne ryzyko popełnienia błędu. Oprogramowanie dla firmy pozwoli więc oszczędzić czas pracowników, który będzie mógł być przeznaczony na wykonywanie innych zadań.
Stosowanie podpisu elektronicznego staje się coraz powszechniejsze wśród wielu średnich i dużych przedsiębiorstw. To bezpieczny sposób zatwierdzania umów, który pozwala przede wszystkim na dużą oszczędność czasu. Firmy chcące zwiększyć swoją efektywność i zadbać o profesjonalny wizerunek, powinny wdrożyć rozwiązania służące do podpisywania dokumentów na odległość. Również taka możliwość zapewniana jest przez dobre systemy do zarządzania umowami.
Do składowania licznych papierowych umów przez lata zmuszonych było wiele średnich i dużych przedsiębiorstw. Na szczęście obecnie przechowywanie dokumentów może być znacznie prostsze. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania wszystkie umowy mogą zostać zdigitalizowane, co pozwoli na ich zapisywanie w wygodnym i czytelnym systemie informatycznym. Funkcjonalność taka nie tylko ułatwi dostęp do danych, ale także zwiększy ich bezpieczeństwo.
System do zarządzania umowami pozwala na znacznie więcej niż tylko przechowywanie utworzonych dokumentów. Dzięki wykorzystaniu oprogramowania dla firmy możliwe będzie także stworzenie takiego modelu organizacji, który odpowie na indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Platforma LOGITO pozwala na przykład na wygenerowanie nieograniczonej liczby grup i rejestrów. Bez trudu stworzymy więc czytelny podział, który umożliwi jeszcze szybsze dotarcie do potrzebnych informacji.
Przerzucanie setek umów przechowywanych w kilku różnych segregatorach w celu dotarcia do szukanego przez nas dokumentu może być nie tylko czasochłonne, ale również frustrujące. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu informatycznego będziemy mogli zapomnieć o wykonywaniu tego zadania w opisany sposób. Możliwość skorzystania z filtrów czy opcji wyszukiwania pozwoli nam w ciągu kilku sekund znaleźć umowę, której szukamy. Dobre systemy, takie jak LOGITO, zapewnią w tym przypadku jeszcze więcej udogodnień. Funkcje OCR oraz skanowania kodów kreskowych sprawią, że wykonywanie konkretnych zadań zajmie o wiele mniej czasu.
Każda organizacja, której zależy na poprawie swojej efektywności, musi zadbać o zaprojektowanie wydajnego i zgodnego z polityką firmy procesu obiegu umów. Uwzględniać on musi między innymi ścieżkę przepływu dokumentu oraz uprawnienia konkretnych pracowników.
Jak w takim razie stworzyć proces, który będzie najbardziej optymalny?
Niezastąpione okażą się w tym przypadku narzędzia wykorzystujące technologię low-code i BPMN takie jak LOGITO. Dzięki nim możemy bowiem w prosty sposób zdefiniować kroki procesu i przetestować to, czy proces ten spełnia nasze oczekiwania.
Niektóre przedsiębiorstwa, choć są świadome korzyści płynących z implementacji systemu do zarządzania umowami, powstrzymują się przed wdrożeniem zmian z obawy o bezpieczeństwo danych. Nowoczesne oprogramowanie wyposażone jest jednak w zabezpieczenia, które skutecznie chronią przed wszystkimi zagrożeniami.
Elektroniczne systemy zarządzania umowami gwarantują w rzeczywistości większe bezpieczeństwo, niż ma to miejsce w przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów. Wykorzystują one bowiem systemy ról i uprawnień, które dają gwarancję, że konkretne dane będą dostępne wyłącznie dla uprawnionych do wglądu osób.
Przechowywane elektronicznie umowy nie są także narażone na zgubienie czy zniszczenie w przypadku pożaru lub powodzi. Dzięki wszystkim nowoczesnym zabezpieczeniom niezdecydowane do tej pory firmy mogą więc podjąć decyzję o wdrożeniu nowego systemu bez obaw o bezpieczeństwo.
Gdy wiemy już, jakie możliwości mogą zapewnić dobre systemy do zarządzania umowami, warto także przyjrzeć się konkretnym benefitom, które odnoszą firmy decydujące się na wdrożenie tego rozwiązania. Wyróżnić powinniśmy więc między innymi korzyści takie jak:
Osiągnięcie wszystkich wymienionych korzyści będzie możliwe tylko wtedy, gdy system do zarządzania umowami będzie odpowiednio dopasowany do potrzeb danej organizacji. Jak więc znaleźć rozwiązanie, które da nam to, czego potrzebujemy?
Pierwszym krokiem do dobrania odpowiedniego oprogramowania będzie analiza potrzeb firmy. Konieczne będzie zarówno przyjrzenie się naszym celom, jak i obecnej infrastrukturze organizacji. W wielu przypadkach najwięcej zyskać będziemy mogli bowiem wtedy, gdy wybrane oprogramowanie pozwoli usprawnić nie tylko obieg umów, ale także inne procesy.
Oprogramowaniem takim jest między innymi platforma LOGITO. Stanowić ona może nie tylko bardzo wydajny system do zarządzania umowami, ale również kompleksowe narzędzie, które odpowiada na liczne potrzeby współczesnych przedsiębiorstw. Jej wybór pozwoli więc dopasować się do wyzwań obecnego rynku i zyskać znaczną przewagę konkurencyjną.
Komunikat prasowy
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
