Czy profesjonalna niszczarka jest konieczna w każdym biurze?

Profesjonalna niszczarka do biura – dlaczego Twoja firma nie może się bez niej obejść?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przestrzegania zasad RODO. Niedostateczna ochrona danych osobowych czy innych poufnych informacji wiąże się nie tylko z ryzykiem poniesienia kar finansowych, ale również z utratą reputacji firmy. Dlatego też wszelkie akta, faktury czy umowy muszą być utylizowane w sposób, który uniemożliwi odzyskanie wrażliwych informacji. Niedopuszczalne jest wyrzucanie dokumentów do kosza, nawet jeśli wcześniej zostały podarte.

Najlepiej do usuwania dokumentów nadaje się niszczarka do biura. Odpowiednie urządzenie pozwoli rozdrobnić na ścinki ważne druki, dzięki czemu odzyskanie z nich informacji będzie niewykonalne. Ponadto umożliwi pozbywanie się przedawnionych akt na bieżąco. Pamiętaj jednak, że w wielu przypadkach konieczne jest przechowywanie dokumentów – faktury, księgi rachunkowe czy rozliczenia ZUS powinny trafić do archiwum na określony przepisami czas.

Jaka niszczarka do dokumentów sprawdzi się najlepiej?

Skoro żadna firma obracająca dokumentami w formie fizycznej nie może się obejść bez odpowiedniego sprzętu do ich niszczenia, należy rozejrzeć się za profesjonalnym urządzeniem. Jaka niszczarka do biura jest warta rozważenia?

Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na klasę niszczenia. Szukaj modelu z oznaczeniem P-4 (DIN 4) lub wyższym. Takie urządzenia rozdrabniają papier na małe ścinki, dzięki czemu nadają się do utylizacji akt, faktur czy umów zawierających poufne dane. Sprzęt o niższej klasie niszczenia np. P-3 czy P-2 nie nadaje się do usuwania wrażliwych informacji. Taka niszczarka może co najwyżej posłużyć do utylizacji własnych notatek.

Oprócz tego warto sprawdzić, ile kartek można jednorazowo włożyć do niszczarki oraz upewnić się, czy dany model poradzi sobie ze zszywkami, spinaczami czy płytami CD/DVD. Jeśli Twoja firma generuje duże ilości dokumentów, zwróć uwagę na pojemność urządzenia, by nie trzeba było co chwilę opróżniać pojemnika na ścinki.

Niszczarka do biura czy profesjonalne niszczenie dokumentów? Co wybrać?

Chociaż niszczarka do biura to urządzenie potrzebne w każdej firmie, w niektórych sytuacjach lepiej powierzyć niszczenie dokumentów ekspertom. Samodzielna utylizacja to dobre rozwiązanie w przypadku niedużej ilości papierów. Jeśli jednak w grę wchodzą całe kartony przedawnionej dokumentacji, usuwanie ich na własną rękę będzie bardzo czasochłonne. W takim przypadku warto zlecić niszczenie dokumentów. Wrocław to tylko jedno z miast, gdzie są świadczone tego typu usługi. Specjalistów w tej dziedzinie znajdziesz na terenie całej Polski.

Profesjonalna niszczarka do dokumentów to obowiązkowy element wyposażenia każdego biura. Nawet jeśli zlecasz utylizację części archiwum zewnętrznej firmie, potrzebujesz sprzętu, który pozwoli Ci efektywnie pozbywać się zbędnych papierów na bieżąco.