Remont biura bez przerywania pracy: jak to zaplanować?

Każde biuro prędzej czy później będzie wymagać remontu. Jest to zupełnie normalne – w końcu takie elementy, jak ściany, podłogi czy wyposażenie ulegają naturalnemu zużyciu. Wielu przedsiębiorców maksymalnie odwleka termin rozpoczęcia remontu, obawiając się destabilizacji pracy biura. Aby tego uniknąć, wystarczy stosować się do kilku podstawowych zasad. Wymieniamy je w naszym poradniku i podpowiadamy, jak zaplanować remont biura „pod ruchem”.

Nie wszystko na raz

Najprostszym sposobem na to, aby nie dopuścić do paraliżu pracy biura w związku z remontem, jest przeprowadzenie go krok po kroku. Chodzi o to, by ekipa zabrała się za remontowanie poszczególnych pomieszczeń po kolei, a nie wszystkich na raz. Przykładowo: można zacząć od kuchni czy serwerowni, następnie przejść do sali konferencyjnej. Gdy przyjdzie czas na główny obszar roboczy, na przykład przestrzeń ze stanowiskami biurowymi, pracownicy będą mogli na chwilę przenieść się do już wyremontowanych pomieszczeń.

Prace w godzinach nocnych

Bardzo dobrym pomysłem będzie też zaproponowanie ekipie remontowej, aby prowadziła swoje prace wyłącznie w godzinach wieczornych i nocnych, czyli wtedy, gdy w biurze nikogo nie ma. Oczywiście znalezienie ekipy gotowej na taki scenariusz nie jest proste, w dodatku wiązałoby się to z wyższym kosztem remontu. Jeśli jednak nie ma innego wyjścia, to takie rozwiązanie pozwoli uniknąć chaosu i dezorganizacji pracy biura.

Czasowe przejście na model pracy zdalnej

W sytuacji, gdy prowadzenie prac remontowych w nocy nie wchodzi w grę (chociażby z powodu regulaminu budynku), a z góry wiadomo, że ekipa będzie non-stop wchodzić w paradę pracownikom, warto przynajmniej rozważyć przejście na model pracy zdalnej. Polega to na umożliwieniu pracownikom wykonywania ich obowiązków z domu.

W dobie powszechnego dostępu do Internetu oraz zintegrowanego oprogramowania biurowego online nie powinno to stanowić żadnego problemu. Część pracowników z pewnością też ucieszy się z takiej propozycji. Ważne jest przy tym, aby opracować taki plan, by móc kontrolować efektywność zespołu.

Oddelegowanie koordynatora remontu

Taka osoba jest wręcz niezbędna, ponieważ specyfiką remontów biurowych jest to, że ekipa ma bez przerwy mnóstwo pytań i wątpliwości. Fachowcy od wykończeniówki nie muszą się przecież znać chociażby na infrastrukturze IT. Dlatego należy wyznaczyć koordynatora, który będzie utrzymywać stały kontakt z ekipą i nadzorować prace, nie dopuszczając przy tym do popełnienia błędów mogących na przykład skutkować dodatkowymi, bardzo wysokimi kosztami.