Obieg Dokumentów - poradnik dla przedsiębiorcy

Obieg dokumentów jest jedną z najistotniejszych kwestii w każdej firmie. Sposób jego organizacji rzutuje na pracę całego przedsiębiorstwa. Faktury, zamówienia, umowy, korespondencja czy wnioski urlopowe są nieodłączną częścią funkcjonowania każdej działalności, jednakże nie w każdej firmie piętrzą się stosy dokumentów. Papierowe druki coraz częściej są wypierane przez elektroniczne odpowiedniki, a jego zalety są trudne do przecenienia.

Jedynie krótki, płynny i skuteczny obieg dokumentów jest w stanie zagwarantować sprawną pracę przedsiębiorstwa. Warto, by liczba osób w niego zaangażowanych była możliwie jak najniższa – pomyłki przy sortowaniu pism zdarzają się w każdej firmie. Najskuteczniejszą opcją zrewolucjonizowania tego procesu jest jego automatyzacja. Liczba przedsiębiorstw decydujących się na ten krok stale rośnie, gdyż jego zalety są trudne do przecenienia. E-obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy!

 

Automatyczne zarządzanie dokumentacją rozpoczyna się już na etapie jej powstawania. Jasne i przejrzysta zasady tworzenia e-dokumentów pozwalają uniknąć późniejszych nieporozumień, powinna również istnieć możliwość dalszego ich uaktualniania. Warto też zaplanować sposób archiwizacji tak, aby po czasie można było bezzwłocznie i celnie dotrzeć do potrzebnego pliku. Możliwość precyzyjnego namierzenia dokumentu na każdym etapie jest jedną z największych zalet automatyzacji tego procesu. Dodatkowo archiwizowane dokumenty, zamiast zajmować coraz więcej miejsca w biurze, zapisywane są na dyskach.

 

Jeden z najnowocześniejszych systemów elektronicznego obiegu dokumentów powstał w Poznaniu, a stworzyli go doświadczeni specjaliści z firmy Primesoft Polska. Pod nazwą V-Desk kryje się narzędzie umożliwiające obsługę niezliczonej ilości różnych dokumentów w pełni zastępując papierowy obieg. System doskonale współgra z pozostałymi stosowanymi w organizacji narzędziami. Jego interfejs jest czytelny i intuicyjny, jednak Primesoft Polska zapewnia szkolenia pracowników umożliwiające natychmiastowe korzystanie ze wszystkich jego funkcji. V-Desk Workflow działa przy użyciu czołowych przeglądarek internetowych (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera Software oraz Apple Safari) jak i mobilnie z poziomu smartfonów i tabletów (Android, iOS, Windows Phone). Dużą zaletą tego oprogramowania jest gwarantowany przez nie bezpieczny dostęp do służbowych dokumentów z dowolnego miejsca. Rozwiązanie to znacząco ułatwia prowadzenie działalności, gdyż menadżerowie momentalnie mają dostęp do dokumentów które mogą bezzwłocznie zatwierdzać. Autonomia systemu umożliwia jego bezproblemową instalację w dowolnym środowisku programowo-sprzętowym klienta, eliminując ryzyko niekompatybilności. Primesoft Polska na bieżąco dostarcza klientom późniejsze aktualizacje systemu.

http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow

 

Zmiana tradycyjnego przepływu dokumentów na e-obieg to krok, którego żadne przedsiębiorstwo nie będzie żałować. Spadek kosztów operacyjnych, usprawnienie procesów pracy, optymalizacja przepływu informacji, możliwość monitorowania procesów na każdym etapie czy bezpieczne archiwizowanie danych z możliwością ich natychmiastowego odszukania to tylko niektóre z udogodnień czekających firmy wdrażające system V-Desk.

Informacja prasowa

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.